Kontakte

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Kontakte

Über das Menü „Verwaltung->Kontakte“ oder den Eintrag „Kontake“ im Menü am rechten Bildrand gelangen Sie zur Adressverwaltung. Von hier aus können Sie Adressen suchen, bearbeiten, anlegen und löschen. Außerdem können über die Werkzeugleiste und das Kontextmenü weitere Funktionen ausgewählt werden, u.a. das Drucken der Adresse oder das Verfassen eines Briefes an die ausgewählte Person.

Suchen und Finden von Kontakten

Suchbegriff

Suchbegriff eingeben

Geben Sie hier einen oder mehrere Suchbegriffe ein. Dabei kann es sich um den Namen, die Anrede oder einen Teil der Adresse der gesuchten Person handeln. Bei der Eingabe mehrerer Begriffe sind einige Regeln zu beachten. Die folgenden Beispiele sollen diese verdeutlichen:

Beispiele für Suchbegriffe

müller ergibt eine Liste aller Einträge, die „Müller“ am Anfang einer Spalte enthalten.

müller, karl ergibt eine Liste aller Einträge, die den genauen Text „Müller, Paul“ am Anfang einer Spalte enthalten. Diese Schreibweise eignet sich am besten zur Suche nach Namen.

St. Afra oder von Stain – hier verhält es sich genau wie beim vorhergehenden Beispiel. Gesucht wird hier die gesamte Zeichenfolge. Dies erleichtert die Suche nach Namen beginnend mit „St.“ oder „von“.

" Dr. Gerbelstr." ergibt ebenfalls eine Liste aller Einträge, die den genauen Text „Dr. Gerbel“ am Anfang einer Spalte enthalten.

Müller +München ergibt jene Einträge, die Spalten beginnend mit „Müller“ UND Spalten beginnend mit „München“ beinhalten. So können Sie zum Beispiel nach einem Herrn oder einer Frau Müller suchen, die in München wohnen.

Müller -München ergibt jene Einträge, die Spalten beginnend mit „Müller“ UND Spalten nicht beginnend mit „München“ beinhalten. So können Sie zum Beispiel nach einem Herrn oder einer Frau Muster suchen, die nicht in München wohnen.

Joker

 %holl ergibt jene Einträge, die den Begriff „holl“ beinhalten m_yer ergibt eine Liste aller Einträge, mit „Meyer“ oder „Mayer“

Hinweis
Wird kein Eintrag gefunden, der den gesuchten Begriff am Anfang einer Spalte enthält, wird der Suche der Joker „%“ vorangestellt. Damit werden auch Einträge gefunden, die den Begriff lediglich enthalten. Sie können diesen Joker auch für Ihre Suche verwenden.
Anmerkung
Mit der Tastenkombination ALT+U gelangen Sie automatisch zurück in das Eingabefeld, wo Sie einen neuen Suchbegriff eingeben können.

Abfrage

Adressen abfragen
Filter

Über diese Symbol können Sie sich bestimmte Teilmengen oder auch alle Adressen anzeigen lassen.

Beispiel

Anzeige aller Adressen mit der Kategorie VSYX. Klicken Sie auf die Schaltfläche

Abfrage
Filter

Markieren sie den Eintrag „Kategorien“ und klicken Sie auf Schaltfläche WEITER. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den 3 Punkten

Kontakte dreipunkte.png
Kategorien

Markieren Sie in der Liste den Eintrag VSYX und klicken Sie auf die Schaltfläche OK und dann auf WEITER.

Anlegen einer Adresse

Möchten Sie einen neuen Eintrag in der Adress-Datenbank anlegen, so können Sie das auf eine der folgenden Arten tun:

Kontakte symbol.png

• einen Klick auf das Symbol oben

• den Menüeintrag „Datensatz -> Neu“

• den Eintrag „Neu“ im Kontextmenü (erreichbar durch einen Klick mit der rechten Maustaste im Bereich der Tabelle)

• die Taste F3 In dem nun folgenden Dialog können Sie den neuen Eintrag bearbeiten.

Hinweis
Adresse anlegen
Möchten Sie mehrere Adressen anlegen, können Sie nach dem Eintragen der Daten mit F3 die Daten speichern und sofort eine neue Adresse bearbeiten ohne den Dialog schließen zu müssen.

Name

Müller, Max

Personen mit Familienname+Komma+Leerzeichen+Vorname

Variante

Müller, Max und Paula

oder aber auch

Name1: Müller, Max

Name2: und Paula Schneider

Institutionen

Include GmbH

oder aber auch

St. Jakob, Kindergarten

Titel

Akademische Titel wie Dr. oder Prof.

Namenszusatz

jun, sen., MDB, MDL, SDS

PLZ

Einfach Postleitzahl tippen. Das System findet den Ort.

BLZ

Einfach Bankleitzahl tippen. Das System findet die Bank.

E-Mail 1

Eingabe der Kontaktmailadresse. Je nach Systemeinstellung wird die Adresse mit Outlook abgeglichen

Programme

Versandinformation, die auf z.B. Etiketten mit angedruckt werden kann.

Plakate

Versandinformation, die auf z.B. Etiketten mit angedruckt werden kann.

Versandsperre

Optionale Ausschlussmöglichkeit von Adressen beim Versand

Ausgabesperre

Adresse wird nicht mehr ausgegeben, weder bei Briefen, Listen etc.

Kategorien

Kategorien
Zuordnungsmöglichkeit von Kategorien. Klicken Sie auf
Kontakte kategorien.png

Klicken Sie mit der Maus auf die gewünschte(n) Kategorie(n). Übernehmen sie die Auswahl mit der Schaltfläche OK.

Löschen einer Adresse und Wiederherstellen aus Papierkorb

Positionieren Sie sich auf Ihrer eingeben Adresse. Drücken sie die ENTF-Taste. Bestätigen sie die Frage „Wirklich löschen“ mit JA.

Über das Menü „Papierkörbe  Adressen“ erhalten sie die gelöschten Adressen zur Ansicht. Positionen Sie sich auf Ihrer gelöschten Adresse und dricke Sie die RECHTE MAUSTASTE. Wählen Sie den Menüpunkt „Wiederherstellen“

Zusammenführen von Dubletten

Suchen Sie nach der Adresse von Maria Bauer. Das System findet 3 Adressen. Klicken (kein Doppelklick!) Sie mit der LINKEN MAUSTASTE auf die erste Adresse in der Liste. Drücken sie die Taste F11. Klicken Sie mit der LINKEN MAUSTASTE auf die zweite Adressen und drücken sie die Taste F11. Beantworten Sie die Frage mit „JA“.

Ausgabe von Adressen

Zwischenablage

Klicken sie mit der LINKEN MAUSTASTE auf eine Adresse. Dann LINKE MAUSTASTE und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag „Adresse in Zwischenablage kopieren“ Starten sie Microsoft Winword und drücken Sie die Tastenkombination STRG+V

E-Mail

Klicken sie mit der LINKEN MAUSTASTE auf eine Adresse. Dann LINKE MAUSTASTE und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag „E-Mail“. Alternativ können sie in der Symbolleiste unten auf das Mailsymbol klicken.
Kontakte mailsymbol.png

Einzelbrief ausgeben

Klicken sie mit der LINKEN MAUSTASTE auf eine Adresse. Dann LINKE MAUSTASTE und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag „Brief“. Alternativ können sie in der Symbolleiste unten auf das Wordsymbol klicken.

Einzelbriefe
Kontakte wordsymbol.png

Klicken Sie auf die Vorlage „Einzelbrief“ und dann auf die Schaltfläche OK.

Dokumentenvermerk
Diesen Dokumentenvermerk können Sie in der Adresse unter der Schaltfläche „Korrespondenz“ später wieder einsehen.

Einzelbrief ändern bzw. Variante

Einzelbriefe öffnen
Klicken sie mit der LINKEN MAUSTASTE auf eine Adresse. LINKE MAUSTASTE und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag „Brief“. Alternativ können sie in der Symbolleiste unten auf das Wordsymbol klicken.
Kontakte wordsymbol.png

Klicken Sie auf die Vorlage „Einzelbrief“ dann die RECHTE MAUSTASTE und wählen den Menüpunkt „Öffnen“. Die Vorlage wird in Winword geöffnet. Speichern Sie die Datei unter einem anderen Namen z.B. Begleitschreiben Programmheft. Beenden sie Winword. Der Öffnen-Dialog hat nun eine weitere Vorlage zur Auswahl.

Begleitschreiben Programmheft

Die Direktablage

Mit Hilfe der Direktablage können Sie aus dem Adressverzeichnis mehrere Adressen zur gemeinsamen Verwendung herausnehmen. Um die Direktablage anzuzeigen, drücken Sie den Schaltfläche in der Symbolleiste.

Kontakte kleineschaltfläche.png

Eine Adresse zur Direktablage hinzufügen.

Um eine markierte Adresse der Direktablage hinzuzufügen, verwenden Sie die Tastenkombination STRG+D oder „Bearbeiten  Kopieren in Direktablage“ im Menü oder übertragen die Adresse aus der Namenszelle via Drag and Drop in die Direkablage. Eine Adresse aus Direktablage entfernen Sie können eine Adresse aus der Direktablage wieder entfernen, indem Sie

• ENTF drücken

Kontakte kreuz.png

• das oben angezeigte Symbol drücken

• den Menüeintrag „Datensatz -> Löschen“ auswählen

• den Eintrag „Löschen“ im Kontextmenü auswählen Speichern der Direktablage in eine Datei Sie können den Inhalt der Direktablage zur späteren Verwendung in einer Datei abspeichern. Wählen Sie dazu „Speichern“ im Kontextmenü der Direktablage oder klicken sie folgendes Symbol.

Kontakte symbolspiechern.png

Es erscheint ein „Speichern unter“ Dialog, wo Sie das Verzeichnis und den Dateinamen angeben. Laden der Direktablage aus einer Datei Um eine zuvor in einer Datei abgespeicherte Direktablage wieder zu laden, wählen Sie „Öffnen“ im Kontextmenü der Direktablage oder klicken sie folgendes Symbol.

Kontakte symbolöffnen.png

Es erscheint ein „Öffnen“ Dialog, wo sie die gewünschte Datei auswählen können. Bestätigen Sie mit „Öffnen“ und die Direktablage wird geladen.

Serienbrief

Serienbrief
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche
Kontakte symbolword.png

TIPP Wenn Sie die gewählte Serienbriefvorlage vor der Ausgabe bearbeiten wollen, klicken sie mit der LINKEN MAUSTASTE auf die Auswahl „Serienbrief.doc“, betätigen dann die RECHTE MAUSTASTE und wählen „Bearbeiten“

Abfrage
Stellen Sie Ihr Formular auf die oben angezeigten Werte ein und klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER.

Wählen Sie eine beliebige Kategorie oder übernehmen Sie den eingetragenen Wert und klicken wieder auf WEITER. Sie erhalten eine Liste der selektierten Adressen. Klicken Sie auf FERTIGSTELLEN und das System verbindet die Daten mit der wählten Serienbriefvorlage.

Serienbrief anlegen

Über das Menü „Vorlagen -> Adressen -> Word Dokumente -> Briefe -> Serienbriefe können Vorlagen geändert oder neu angelegt werden. Am einfachsten ist es, eine bestehende Vorlage zu öffnen, in Winword unter einem anderen Namen zu speichern und die gewünschten Änderungen vorzunehmen.

Vorlagen

Öffnen Sie mit einem Doppelklick die Vorlage „Serienbrief.doc“ und speichern Sie Datei in Winword unter einem anderen Namen, z.B. Anschreiben Mailadresse. Das Anschreiben soll noch zusätzlich die in Kiribati gespeicherte Mailadresse andrucken. Setzten Sie den Cursor an die gewünschte Stelle und klicken Sie in der Seriendrucksymboleiste auf die folgende Schaltfläche. Wählen Sie aus der Liste das Feld ADR_EMAIL1 und klicken Sie auf EINFÜGEN.

Speichern Sie das Dokument und geben Sie den neuen Serienbrief in Kiribati aus.
Kontakte symbolblock.png

Verzeichnis anlegen

Verzeichnisse sind schnell und einfach anzulegende Liste. Über das Menü „Vorlagen -> Adressen -> Word Dokumente -> Verzeichnisse“. Serienbriefe können Vorlagen geändert oder neu angelegt. Am einfachsten ist es, eine bestehende Vorlage zu öffnen, in Winword unter einem anderen Namen zu speichern und die gewünschten Änderungen vorzunehmen.

Vorlagen

Klicken Sie in der Symbolleiste auf die folgende Schaltfläche, um ein neues Verzeichnis anzulegen.

Kontakte symbolblatt.png

Die Ausgabe soll die Felder Name, Ort und E-Mail enthalten. Über die Menüpunkte „Tabelle -> Einfügen -> Tabelle „ man zunächst eine Tabelle mit 3 Spalten und einer Zeile Setzten Sie den Cursor in die erste Zelle und klicken Sie in der Seriendrucksymbolleiste auf die folgende Schaltfläche.

Kontakte symbolblock.png

Wählen Sie aus der Liste das Feld ADR_NAME1 und klicken Sie auf EINFÜGEN. Verfahren sie so auch mit den restlichen zwei Feldern und wählen die Felder ADR_ORT und ADR_EMAIL1. Speichern Sie das Dokument und geben Sie das neue Verzeichnis in Kiribati aus. Die Ausgabe ist analog wie bei Serienbriefen, nur muss der Ordner „Verzeichnisse“ ausgewählt werden.

Serienmails

Abfrage1
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die folgende Schaltfläche.
Kontakte symbolword.png
Abfrage2
Stellen Sie Ihr Formular auf die oben angezeigten Werte ein und klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER.

Wählen Sie eine beliebige Kategorie oder übernehmen Sie den eingetragenen Wert und klicken wieder auf WEITER.

E-mail
Sie erhalten eine Liste der selektierten Adressen. Klicken Sie auf FERTIGSTELLEN und Sie erhalten 4 mögliche Mailvarianten.

Gruppenmail

Kiribati erstellt eine einzelne Gruppenmail. Die Mailadressen der anderen Empfänger sind für ALLE Empfänger sichtbar.

Gruppenmail BCC

Kiribati erstellt eine einzelne Gruppenmail. Die Mailadressen der anderen Empfänger sind für die anderen Empfänger nicht sichtbar.

Serienmail

Kiribati erstellt pro Adressaten eine einzelne E-Mail. Somit kann jede Nachricht mit der persönlichen Briefanrede erstellt werden.

Serienmail

Einstellungen

Nur Text: Der Editor lässt keine Formatierungen zu

Rich-Text:: Einfache Formatierungen, wie Fett, Schriftart, Farben sind möglich.

Briefanrede: Option bestimmt, ob die Nachricht mit der persönlichen Briefanrede ergänzt wird.

Grußformel: Option bestimmt, ob die Nachricht mit der in den Kiribati Benutzerdaten hinterlegten Grußformel ergänzt wird.

Signatur: Option bestimmt, ob die Nachricht mit der in den Kiribati Benutzerdaten hinterlegten Signatur ergänzt wird.

Testmail erstellen.png

Mit dieser Schaltfläche können Sie an eine beliebige E-Mail Adresse die Nachricht zu Testzwecken schicken.

Senden none.png

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die E-Mails in den Postausgang Ihres Mailclients zu stellen.

Word. Dokument

Die Mailadressen können mit einem Word.Seriendokument verknüpft und als E-Mail erstellt werden.
Seriendruck in E-mail

Sobald Winword das Seriendokument anzeigt, klicken Sie in der Seriendrucksymboleiste auf folgende Schaltfläche

Klein brief word.png

Ergänzen sie die Betreffzeile und klicken auf OK. Winword stellt die Mails automatisch in den Postausgang Ihres Mailsystems.