Zuwendungen

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Zuwendungen

Über den Eintrag „Zuwendungen“ im Menü am rechten Bildrand gelangen sie zur Spendenverwaltung. Von hier aus können sie Zuwendungen suchen, bearbeiten, anlegen. Außerdem können über die Werkzeugleiste und das Kontextmenü weitere Funktionen ausgewählt werden, u.a. das Drucken einer Einzel- oder Jahresquittung. Die Zuwendungen können auch Spenderbezogen über die Eingabemaske der Kontakte erfaßt werden. Die Vorgehensweise gleicht im Großen und Ganzen der nachfolgenden Bescheibung.

Das Modul dient zum Erfassen von monetären aber auch materiellen Zuwendungen. Diese können allgemein oder zweckgebunden sind. Ein Extramodul ist das Erstellen von Dauerabbuchungen, die dann als Spenden vom System automatisch erfaßt werden.

Suchen und Finden von Zuwendungen

Suchbegriff

Suchbegriff eingeben

Geben sie hier einen oder mehrere Suchbegriffe ein. Dabei kann es sich um den Namen des Spenders, das Spendendatum, der Zweck oder auch den Betrag handeln. Bei der Eingabe mehrerer Begriffe sind einige Regeln zu beachten. Die Suche wird mit der ENTER-Taste ausgelöst. Geben sie keinen Suchbegriff an und drücken die ENTER-Taste, so werden alle eingetragnen Spenden angezeigt. Die folgenden Beispiele sollen diese verdeutlichen:

Beispiele für Suchbegriffe

müller ergibt eine Liste aller Einträge, die „Müller“ am Anfang einer Spalte enthalten.

müller, karl ergibt eine Liste aller Einträge, die den genauen Text „Müller, Paul“ am Anfang einer Spalte enthalten. Diese Schreibweise eignet sich am besten zur Suche nach Namen von Spendern

10.2016 ergibt alle Spenden im Oktober 2016.

.10. ergibt alle Spenden die jemals in einem Oktober eingegangen sind.

100.00 ergibt alle Spenden in Höhe von 100,00 Euro. Bitte beachten sie, das der Betrag mit Punkt und nicht mit Komma eingegeben werden muss.

Joker

 %Projekt XY ergibt jene Einträge, die z.B. den Zwecke „Projekt XY“ beinhalten

Erfassen einer Zuwendung

Möchten sie einen neuen Eintrag anlegen, so können sie das auf eine der folgenden Arten tun:

Kontakte symbol.png

• einen Klick auf das Symbol oben

• den Menüeintrag „Datensatz -> Neu“

• den Eintrag „Neu“ im Kontextmenü (erreichbar durch einen Klick mit der rechten Maustaste im Bereich der Tabelle)

• die Taste F3 In dem nun folgenden Dialog können sie den neuen Eintrag bearbeiten.

Hinweis
Zuwendung anlegen
Möchten sie mehrere Spenden anlegen, können sie nach dem Eintragen der Daten mit F3 die Daten speichern und sofort eine neue Spende bearbeiten ohne den Dialog schließen zu müssen.

Name

Müller, Max Falls die Person oder Institution eine Quittung benötigt oder sie diesem Spender z.B. ein Dankesschreiben zukommen lassen wollen, müssen sie die Adresse über die Kontakte zuordnen. Kontakt zuordnen Ist der Kontakt noch nicht vorhanden, so müssen sie ihn zunächst in den Kontakten erfassen. Anonyme Spenden können auch einfach nur mit einer Eingabge "Anonym" erfaßt werden. Besser ist aber einen Kontakt mit dem Namen "Anomye Spende" anzulegen und die Zuwendung mit diesem Kontakt zu verknüpfen.

Art

Das kann Geld, aber auch eine Dienstleistung oder Materialien sein. Das Feld lernt die eingegeben Werte mit.

Zweck

Die Zuwendung kann zweckgebunden erfaßt werden. Damit kann auch ermittelt werden, in welcher Höhe Spenden für einen bestimmten Zweck in einem definierten zeitraum eingegenen sind. Das Feld lernt die eingegeben Werte mit.

Bemerkung

Bemerkung zur Zuwendung

Datum

Eingangsdatum der Spende

Betrag

Höhe der Zuwendung. Muss größer 0 sein, sonst kann nicht gespeichert werden.

Zahlungsweise

Art der Zahlung

Keine Quittung

Einstellmöglichkeit, das für diese Spende keine Quittung erforderlich ist.

Löschen einer Zuwendung

Positionieren sie sich auf der Zuwendung. Drücken sie die ENTF-Taste. Bestätigen sie die Frage „Wirklich löschen“ mit JA. Zuwendungen, für die bereits eine Quittung gedruckt wurde, können nicht mehr gelöscht werden.

Erstellen von Spendenquittung über Direktdruck

In der Regel wird die Spendenquittung direkt ausgedruckt.

Drucken

Klicken sie in der Symbolleiste unten auf das Drucksymbol klicken. Im Standard erhalten Sie 2 Vorlagen zur Auswahl.

  • Einzelquittung und
  • Sammelquittung der Zuwendungen im Zeitraum.

Der Ausdruck bezieht sich auf die aktuelle Spende.

Zuwendungen drucken formulare.png

ACHTUNG

Die Quittungen können Sie direkt zum Drucker schicken oder auch in der Seitenansicht vorher prüfen. Sobald Sie die Datei gedruckt haben, wird eine Quittungsnummer vergeben, die nicht mehr verändert werden kann. Drucken sie aus der Seitansicht wird nur ein Entwurf gedruckt und keine Quittungsnummern vergeben. Einzelquittungen, die bereits gedruckt und mit Quittungsnummer versehen sind, können nicht mehr auf Sammelguittungen ausgegeben werden.

Der Ausdruck einer Quittung kann wiederholt werden. Die einmal vergebene Nummer bleibt allerdings bestehen.

Erstellen von Listen über Direktdruck

Drucken

Klicken sie in der Symbolleiste unten auf das Drucksymbol klicken. Im Standard erhalten Sie 2 Vorlagen zur Auswahl.

  • Zuwendungen im Zeitraum
  • Zuwendungen im Zeitraum und Zweck enthält

Erstere listet und summiert die Spenden im Zeitraum. Die Zweite ermöglich die Auswahl des Spendzwecks.

Erstellen von Spendenquittung über Microsoft Winword

In Ausnahmefällen wird die Spendenquittung nach Microsoft Winword ausgegeben. Klicken sie in der Symbolleiste oben auf das Wordsymbol klicken.

Wordsymbol.png

Sie erhalten einen Dialog zur Auswahl der Vorlage.

Zuwendung quittung winword.png