Kassenbuch
Inhaltsverzeichnis
Übersicht
Kiribati.Kassenbuch 9.0 ist ein eigenständiges Programm zur elektronischen Erfassung von Kassenbelegen. Das Programm unterstützt grundsätzlich beliebig viele Mandanten und Kassen. In der vorliegenden Version kann allerdings nur mit einem Mandanten und einer Kasse gearbeitet werden.
Gebucht wird nach Buchungsarten, die ein Administrator anlegt und definiert. Dadurch kommen auch "buchhalterisch" nicht versierte AnwenderInnen schnell mit dem Programm zurecht. Nach jeder Buchung wird der Kassenstand neu berechnet. Der Endbestand eines Monats wird automatisch als Anfangsbestand des nächsten Monats weitergeführt.
Als Schnittstellen stellt das Programm ein Export der Daten nach DATEV und einen Import über eine programmierbare COM-Schnittstelle zur Verfügung.
Auf Papier können diverse Ausdrucke erfolgen. Neben Zwischen- und Monatsabschluss gibt es einen Testdruck der Buchungen nach verschiedenen Kriterien, sowie ein Ausdruck gruppiert nach Buchungsarten.
Erste Schritte
Jahr, Monat, Anfangssaldo
Starten Sie nach erfolgter Installation das Kassenbuch über das Icon am Desktop. Geben Sie als Anmeldename KASSE ein. Beim Erstaufruf von Kiribati Kassenbuch erhalten Sie ein Formular, indem Sie bitte Monat und Jahr wählen, sowie den Anfangssaldo der Kasse eintragen
DATEV
Möchten Sie mit einem DATEV Kontenrahmen arbeiten und eventuell die Daten auch an die DATEV Buchhaltung übergeben, so wählen Sie bitte den entsprechenden Kontenrahmen. Zur Verfügung stehen die Kontenrahmen SKR03 und SKR04. Sind Sie nicht sicher, welche Konten Sie benötigen, so brechen Sie bitte das Formular ab und fragen Ihren Steuerberater. Benötigen Sie keine DATEV Schnittstelle, so wählen sie einfach SKR03.
Neu anmelden
Nach diesen Angaben befinden Sie sich im Kassenbuch und sollten nun, bevor sie mit dem Buchen beginnen, die Buchungsarten überprüfen. Das ist allerdings nur mit dem Anmeldenamen ADMIN und dem Kennwort 5010 möglich. Beenden Sie das Programm mit einem Mausklick auf die Schaltfläche "Kassenbuch beenden" rechts unten. Starten Sie das Programm erneut und melden Sie sich mit dem Namen ADMIN an. Rechts befindet sich die sogenannte Baumansicht. Klicken Sie dort auf den Eintrag Buchungsarten.
Sie erhalten eine Liste der mitgelieferten Buchungsarten. Buchungsarten sollten für die AnwenderInnen das Arbeiten erleichtern. Es muß nicht zwischen Einnahme und Ausgabe oder gar Soll und Haben unterschieden werden. Buchungsarten können hier gelöscht, geändert und natürlich auch beliebig hinzugefügt werden. Wie Sie dabei vorgehen, erfahren Sie unter Buchungsarten . Für Berichtsausdrucke und Übergabe der Daten nach DATEV müssen Sie noch Angaben zu Ihrer Adresse, Geschäftsjahr etc. machen. Klicken Sie in der Baumansicht auf Mandanten
Sie erhalten eine Liste der Installierten Mandant. Wie Sie die Daten eingeben, erfahren Sie unter Mandanten Daten. In der Userverwaltung können Sie Ihre MitarbeiterInnen namentlich anlegen und diverse Rechte vergeben.Kicken Sie in der Baumansicht auf Userverwaltung.
Sie erhalten eine Liste der installierten Mandant. Wie Sie die Daten eingeben, erfahren Sie unter Userverwaltung.
Arbeiten mit dem Kassenbuch
Formulare
Formulare (Kasse, Konten etc.) können über die Baumansicht oder das Hauptmenü aufgerufen werden. Formulare können verschoben, minimiert und maxmiert werden. Das Bearbeiten von Daten erfolgt über die Symbolleiste bzw. Funktionstasten. Einige Funktionstasten stehen nicht unbedingt in allen Formularen zu Verfügung.
Funktionstasten
ESC | schließt ein Formular |
F1 | Hilfe |
F2 | Speichern |
F3 | Neu |
F5 | Ändern |
EINFG | Fügt einen neuen Satz ein, sofern man sich in einen Datenblatt befindet |
ENTF Löschen einen Satz ein, sofern man sich in einen Datenblatt befindet
Hauptmenü
Das Hauptmenü von Kiribati Kassenbuch ist eine Liste von Elementen, wie z. B. Befehlen und Dateinamen, die angezeigt werden, wenn Sie aus der Menüleiste einen Menünamen wählen. Das Hauptmenü kann mit der Maus oder auch mit Tastenkombination (zum Beispiel wird Datei mit ALT+D aufgerufen) aktiviert werden. In den Untermenüs wird eine Funktion oder ein weiteres Untermenü durch Drücken des unterstrichenen Buchstabens oder einer Funktionstaste, die immer hinter dem Menüeintrag angegeben wird, aufgerufen.
Beispiel:
Den Menüpunkt Schließen erreichen Sie über 3 Varianten:
- mit der Maus auf Datei und dann auf Schließen
- nacheinander die Tasten ALT+D und C oder,
- die Taste ESC.
Symbolleiste
Die Symbolleiste beinhaltet Schaltfllächen, die bestimmte Funktionen auslösen. Je nach Formular (Kasse, Buchungsarten, Konten ..) sind nicht immer aller Schaltflächen aktiv. Neu Öffnet ein neues Formular zur Eingabe z.B. einer neuen Buchung, Buchungsart etc.
Öffnen | Bearbeiten des aktuellen Satzes in einem Datenblatt. |
Löschen | Löschen eines Datensatzes. Eine Buchung kann nicht wieder gelöscht , sondern nur mit einer Gegenbuchung storniert werden. |
Berichtsausgabe als Seitenansicht oder auf den Drucker. | |
DATEV | Export der Daten im DATEV-Format. |
Stapel | Übernahme von importierten Daten. |
Schaltflächen auf Formularen
Auf Formularen zur Dateneingabe begegnen Sie immer wieder einer Kombination von 3 Schaltflächen.OK Die Daten werden gespeichert und das Formular geschlossen.
Abbrechen Die Daten werden nicht gespeichert und das Formular geschlossen.
Speichern Die Daten werden gespeichert und das Formular nicht geschlossen. Eine Ausnahme dieser Regel ist das Formular zur Buchungseingabe. Wird ein neue Buchung gespeichert, so wird automatisch das Formular zur Erfassung der nächsten Buchung geleert.
Kasse
Formular Das Kassenformular zeigt in tabellarischer Ansicht die Buchungen des aktuellen Monats, sortiert nach Buchungsnummer. Die letzte Buchung befindet sich an oberste Stelle.
Monat Auswahl des Monats der gebucht, bzw. zur Ansicht erscheinen soll.
Jahr Auswahl des Jahres das gebucht, bzw. zur Ansicht erscheinen soll.
Sortierung Die angezeigten Buchungen können in unterschiedlicher Reihenfolge angezeigt werden.
Anfangsbestand Zeigt den Bestand der Kasse zu Beginn des Monats.
Summen Anzeige der Summe der Einnahmen, Ausgaben und des Saldos.
Sollten Sie meinen Differenzen zwischen dem Saldo z.B. Ihrer schriftlichen Aufzeichnungen und der EDV festzustellen, so können Sie über diese Schaltfläche die Bestände neu berechnen lassen. Diese Funktionen können Sie auch nach einem Computerabsturzes infolge eines Programmfehlers oder Stromausfalles benutzen, um festzustellen ob die Daten konsistent sind.
Ändert die Anzeige des Datenblattes.
So führen Sie ein Buchung durch.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die folgende Schaltfläche
Vorläufige Buchungsnummer: Bevor Sie eine neu Buchung speichern, so erhalten Sie eine "Vorläufige Buchungsnummer". Buchen Sie alleine im System, so können Sie sicher sein, dass diese Nummer auch die endgültige Buchungsnummer wird. Arbeiten Sie allerdings im Netzwerk mit anderen Anwendern, die parallel Kassenbelege einbuchen, so wird die Buchungsnummer erst nach dem speichern der Eingaben festgelegt.
Betrag Betrag grösser 0. Über Art der Buchung (Ausgabe oder Einnahme) entscheidet alleine die Buchungsart und nicht der Betrag.
Währung Standardwährung (keine Auswahl möglich)
Buchungsart Buchungsarten werden hinterlegt und stehen hier zur Auswahl. Tippen Sie einfach die Nummer der Art oder wählen sie aus der Liste. In der Buchungsart sind Mwst., Konto, Buchungstext etc. hinterlegt.
Buchungsdatum Datum der Belegerfassung.
Buchungstext Beschreibung der Buchung. Standardmässig wird mit der Beschriftung der Buchungsart vorbelegt.
Umsatzsteuer Ist in der Buchungsart hinterlegt und errechnet automatisch die Umsatzusteuer.
Konto Immer 1000
Gegenkonto Ist in der Buchungsart hinterlegt und ist nur notwendig, sofern die Buchungen an die DATEV Schnittstelle übergeben werden sollen.
PersonalNr. Wird abgefragt, sofern in der Buchungsart hinterlegt wurde, das ein Personenkonto eingegeben werden muss. Wird die Nummer des Kontos nicht gefunden, so können Sie nach einer Abfrage ein neues Personenkonto anlegen
Kontos nicht gefunden, so können Sie nach einer Abfrage ein neues Personenkonto anlegen. Mit Klick auf die Schaltfläche Ja erhalten Sie ein Formular zur Eingabe der Personendaten.
Nummer Personenkonto
Name Name der Person
Eintritt Beginn des Arbeitsverhältnisses.
Austritt Ende des Arbeitsverhältnisses.
Personenkonten, die ein Austrittsdatum beinhalten, können einem Kassenbeleg nicht mehr zugeordnet werden!Drucken Abschlüsse
Drucken Das Formular zum Druck von Abschlüssen und Testberichten erhalten Sie in der Symbolleiste des Kassenbuches über die Schaltfläche Drucken.
Berichte können direkt zum Drucker geschickt oder zu Testzwecken auf am Monitor (Seitenansicht) betrachtet werden. Die Berichte beinhalten Ausdrucke zur Kontrolle als auch Zwischen- und Monatsabschlüsse.Berichte Folgende Berichte stehen zur Verfügung
Testbericht Berichte, der nach dem Ausdruck keine Änderung an den Daten vornimmt.
Buchungsarten gruppiert Buchungsarten werden auf dem Bericht gruppiert dargestellt. Vermittelt somit einen Eindruck über Ausgaben in einem bestimmten Bereich.
Zwischenabschluss Nach erfolgreichem Druck erhalten die Buchungen den Vermerk "Verbucht" und können somit nicht mehr verändert werden.
Monatsabschluss Nach erfolgreichem Druck wird der Monat abgeschlossen und ein neuer eröffnet.
Bereich Folgende Bereiche stehen zur Verfügung (nicht beim Monatsabschluss!)
Kalenderwoche Druckt die Buchungen der aktuellen Kalenderwoche
Tag Druckt die Buchungen des heutigen Tages.
Monat Druckt die Buchungen des aktuellen Monats
von Datum bis Datum Bereichsauswahl nach Datum
von Buchungsnummer bis Buchungsnummer Bereichsauswahl nach Buchungsnummer
Bestimmt das Ziel der Ausgaben zum Drucker oder zur Seitenansicht.
Buchungsarten
Buchungsarten Buchungsarten sollten auch buchhalterisch nicht versierten Anwendern das Erfassen von Belegen erleichtern. In Kiribati Kassenbuch kann ohne Auswahl einer Buchungsart kein Datensatz erfasst werden.
Nach Installation des Kassenbuches sind bereits einige Buchungsarten hinterlegt. Diese können gelöscht, bearbeitet oder auch beliebig erweitert werden.
Buchungsarten anlegen. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die folgende SchaltflächeNummer Fortlaufend eindeutige Nummer der Buchungsart. Über diese Nummer wird beim Buchen eines Beleges auf die Buchungsart zugegriffen.
Beschriftung Bezeichnung der Buchungsart. Diese wird automatisch als Buchungstext verwendet.
MwSt. Enthaltene Mehrwertsteuer. Anhand der Auswahl kann das System automatisch die Umsatzsteuer errechnen. Die 3 Mehrwertsteuersätze werden im Mandantenstamm hinterlegt.
Buchbar Bestimmt, ob die Buchungsart überhaupt verwendet werden kann. So können z.B. Buchungsarten hinterlegt werden, die nur über die Import (COM) - Schnittstelle von Kiribati Kassenbuch angesprochen werden können.
Änderbar Bestimmt, ob die Buchung nach dem Speichern nochmals geändert werden darf.
Eingabe Personalnummer Bestimmt, ob die Eingabe einer Personalnummer erforderlich ist.
DATEV-Export Bestimmt, ob die Buchung der DATEV -Schnittstelle übergeben wird.
Konto Auswahl des DATEV Kontos.
Ausgabeposition Einnahmeposition Bestimmt, ob der Betrag auf der Einnahme- oder Ausgabeseite verrechnet wird.
Konten
Konten Bei Konten handelt es sich um Gegenkonto, auf die Buchungsarten verbucht werden. Diese Konten sind für das Kassenbuch nicht zwingend notwendig. Soll allerdings die DATEV Schnittstelle verwendet werden, so muss einer Buchungsart immer auch ein Konto zugewiesen werden.
Nach Installation des Kassenbuches ist bereits der Kontenrahmen SKR03 bzw. SKR04 hinterlegt.
Konten anlegen.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die folgende Schaltfläche.Nummer Fortlaufend eindeutige Nummer des Kontos.
Beschriftung Bezeichnung der Kontos.
Personenkonten
Personenkonten Personenkonten werden bei mitarbeiterrelevanten Buchungen angesprochen. In den Buchungsarten kann hinterlegt werden, ob die Auswahl eines Personenkontos zwingend notwendig ist.
Personenkonten anlegen. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die folgende Schaltfläche.Nummer Fortlaufend eindeutige Nummer des Personenkontos
Name Name der Person
Eintritt Beginn des Arbeitsverhältnisses.
Austritt Ende des Arbeitsverhältnisses.
Personenkonten mit einen Austrittsdatum können nicht mehr gebucht werden!Backup
Sichern der Daten
Ein Datensicherung sollte mindestens wöchentlich erfolgen. Kiribati Kassenbuch bietet ein eigenes Sicherungstools, das ein Sichern und auch ein sofortiges Wiederherstellen der Daten ermöglicht.
Zum Sichern der Daten wird das Verzeichnis SICHERUNGEN vorgeschlagen. Es kann aber auch eine beliebig anderes Verzeichnis oder Laufwerk angegeben werden. Beim Sichern auf Disketten wird je nach Bedarf eine weitere Diskette verlangt.
Die Endung der Sicherungsdatei ist 001 und sollte nicht geändert werden. Als Dateiname schlägt das System die Kalenderwoche vor.
Wiederherstellen der Daten
Datensicherungen können jederzeit zurückgespielt werden.
Zum Rücksichern der Daten wird das Verzeichnis Sicherungen vorgeschlagen. Es kann aber auch eine beliebig anderes Verzeichnis oder Laufwerk angegeben werden.
Einstellungen
Einstellungen Kasse
Kassen
Kassenspezifische Angaben.
Die Daten können nur als Benutzer ADMIN bearbeitet werden. Das Formular dient zu einer eventuellen Korrektur des Anfangsbestandes. Änderungen an den Feldern Ausgaben, Einnahmen und Kassenbestand machen keinen Sinn. Sollten Sie Unstimmigkeiten feststellen, so verwenden Sie bitte in der Buchungsmaske die folgende Schaltfläche, um die Bestände neu zu berechnen.
Ändern
Doppelklick mit der Maus auf die Zeile Kasse1.
Bezeichnung Name der Kasse (nicht änderbar). Monat Aktueller Monat des Kassenbuches (nicht änderbar). Jahr Aktuelles Jahr des Kassenbuches (nicht änderbar). Anfangsbestand Kassenbestand zu Beginn eines Monats, bzw. nach Installation des Kassenbuches. Ausgaben Aktuelle Summe der Ausgaben. Einnahmen Aktuelle Summe der Einnahmen. Kassenbestand Saldo der Kasse.
User Verwaltung
User
In Kiribati Kassenbuch können beliebig viele User angelegt und mit individuellen Rechten ausgestattet werden. Änderungen und Neuanlage in der User Verwaltung kann nur mit ADMIN erfolgen.
User anlegen
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die folgende Schaltfläche.
Name Name des Anwenders. Kennwort Passwort des Anwenders Neue Buchung anlegen. Bestimmt, ob der Anwender ein neue Buchung erfassen darf, oder die Liste der Buchngen nur zur Ansicht erhält. Buchung bearbeiten. Bestimmt, ob der Anwender noch nicht verbuchte Buchungen bearbeiten darf. Drucken Bestimmt, ob der Anwender Listen, wie z.B. Zwischenabschluss, ausdrucken darf. Datev Export. Bestimmt, ob der Anwender die Buchungen der DATEV Schnittstelle übergeben darf. Import Stapelbuchungen Bestimmt, ob der Anwender die Import (COM) Schnittstelle von Ufficio Kassenbuch verwenden darf.
Mandanten Daten
Mandanten
Mandantenspezifische Angaben im Kassenbuch.
Ändern
Doppelklick mit der Maus auf die Zeile 001.
Nummer Vom System bestimmte Nummer.
Adresse Adresse des Mandanten USt-ID-Nr. Umsatzsteuernummer Drucken Bestimmt ob die Druckausgaben im Hoch- oder Querformat erfolgen sollen. Buchungsarten mit Autogegenkonto Buchungsarten, die zur Eingabe einer Personalnummer auffordern, können mit einem automatischen Gegenkonto versehen werden. Dieses Konto setzt sich zusammen aus der Zahl 9, die letzten beiden Ziffern der Jahreszahl und des Monats.
Beispiel: November 2002 = 92011
MehrwertsteuerI Standardmehrwertsteuersatz. MehrwertsteuerII Zweiter Mehrwertsteuersatz MehrwertsteuerIII Dritter Mehrwertsteuersatz Währung Standardwährung.Im Jahr 2002 können Sie durch Auswahl von EUR den EURO als Standardwährung bestimmen und die Bestände und Buchungen des aktuellen Monats automatisch umrechnen lassen. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nicht rückgängig gemacht werden kann.
EU-Land Kürzel des EU-Landes, im dem gebucht wird,
Nachfolgende Angaben sind nur für die DATEV Schnittstelle relevant.Namenskürzel Zweistelliges Namenskürzel.
Beraternummer Nummer Ihrer Steuerkanzlei Mandantennummer Ihre Nummer. Passwort Passwort für die DATEV Datei (nicht unbedingt erforderlich) Abrechnungsnummer Laufende Nummerierung der DATEV Datei. Jede Diskettenausgabe erhält eine laufende Nummer. Innerhalb eines Jahres bis max. zur Nummer 180. Geschäftsjahr Zeitraum des Geschäftsjahres.
Berichte
Berichte
Berichte sind Listen, die zur Seitenansicht bzw. zur Ausgabe auf den Drucker dienen.
Ändern
Klicken Sie mit der Maus auf den entsprechenden Bericht und bestätigen Sie mit der Maustaste.
Berichtsdesinger
Mit dem Berichts-Designer ändern Sie Berichte. Wenn das Fenster des Berichts-Designers aktiviert ist, zeigt Kiribati Kassenbuch das Menü Bericht und Format, sowie die Symbolleiste für Berichtssteuerelemente an.
Menü Bericht
Menü Format Symbolleiste für
Das Menü dient zum Formatieren und Positieren von Objekten des Berichtes. So kann z.B. die Schriftart eine Überschrift oder eine Feldes geändert werden.
Berichtssteuerelemente
Diese Symbolleiste dient zum Hinzufügen von Objekte. Klicken Sie z.B. auf die folgende Schaltfläche und dann in einen beliebigen Bereich des Berichtes, so können Sie einfach eine Text schreiben.Seite einrichten
Bei Problemen mit dem Seitenrand (z.B. Tintenstrahldrucker) können über das Menü Seite einrichten diverse Einstellungen (Linker Rand, Breite etc.) vorgenommen werden, um das Ergebnis zu verbessern.
Währungen
Währungen
Dient zur Hinterlegung des Referenzkurses Ihrer Stammwährung zum EURO
In den Mandantendaten können Sie Ende 2001 das Kassenbuch auf EURO umstellen. Ein Rückstellung ist nicht mehr möglich.Ändern
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die folgende SchaltflächeWährungsymbol Kurzbezeichnung der Währung Bezeichnung Langbezeichnung der Währung Eurokurs Kurzbezeichnung der WährungDer EURO Umrechnungsfaktor (im Beispiel oben 1,9558400000) muß sechs signifikante Stellen besitzen. Auch Nullen gelten als signifikante Stellen, wenn sie nicht nur eine Platzhalterstelle einnehmen.
Dienste
Reorganisieren
Wenn es zu Unstimmigkeiten im Datenzugriff kommt, sollten Sie die Datenbank reorganisieren. Nach einem Computerabsturz, z.B. durch Stromausfall, kann die Meldung DBC Übereinstimmungsfehler erscheinen. Lassen Sie dann die Reorganisation laufen. Kiribati Kassenbuch repariert sich in den meisten Fälle selbst. Wenn nach der Reorganisation die Meldung Containerfehler - Indexdatei erfolgt, sollten Sie Gültigkeit prüfen ausführen.
Tretten weiterhin Fehler auf so hilft nur noch die Datenbank zu reparieren.
Gültigkeit prüfen
Prüft für die aktuelle Datenbank, ob sich alle zur Datenbank gehörenden Tabellen und Indexdateien an den erwarteten Stellen befinden. Nach einem Absturz durch z.B. Stromausfall kann die Datenbank beschädigt werden. Diese Funktion überprüft die Konsistenz der Daten.
Ereignisprotokoll
Tritt während des Arbeitens ein Fehler auf, so arbeitet das Programm nach Möglichkeit ohne Meldung weiter und schreibt den Fehler in eine externe Datei namens ERRORS.TXT. Diese Datei kann über das Ereignisprotokoll betrachtet, bzw. mit jedem Texteditor geöffnet werden.
Es macht Sinn von Zeit zu Zeit das Protokoll einzusehen und bei immer wieder auftretenden Fehler, dem Hersteller oder Lieferanten die Textdatei ERRORS.TXT im Startverzeichnis von Kiribati Kassenbuch als E-Mail zu senden.
Erneut Anmelden
Mit dieser Funktion können Sie innerhalb des System den Benutzer wechseln, ohne das Programme verlassen zu müssen.
Sonstiges
DATEV-Fibu
DATEV
Wird die Finanzbuchführung durch Ihren Steuerberater nach dem DATEV-System erstellt oder Sie arbeiten in Ihrem Unternehmen mit der DATEV-Buchhaltung oder einer Buchhaltung mit DATEV-Schnittstelle, so können Sie die Daten von Kiribati Kassenbuch auf einen Datenträger auslesen und in der DATEV-Applikation einlesen.
DATEV-Schnittstelle.
Exportiert werden können nur Buchungen, die bereits verbucht, sprich auf Papier ausgegeben wurde.
Einstellungen
Das Programm listet alle im aktuelle Buchungsmonat noch nicht nach DATEV exportierten Buchungen auf. Auf kann kann in den Feldern der Zeitraum eingegrenzt werden. Für den Export sind die Mandantendaten dringend notwendig. Diese können im Formular Mandanten, oder aber direkt hier unter Einstellungen erfasst werden.
Fehler
Dieses Register wird aktiviert, falls beim Export der Daten Fehler auftreten. Lesen Sie das Protokoll aufmerksam durch und bereinigen Sie die Daten, andernfalls können die Daten nicht in DATEV Eingelesen werden.
Export
Über diese Schaltfläche werden die angezeigten Daten ausgeben. Befindet sich die DATEV-Buchhaltung auf demselben PC oder im Netzwerk, so können die Daten auf ein Verzeichnis ausgeben werden, auf das auf mit der Buchhaltung zugegriffen werden, kann. Benötigen Sie die Daten für Ihren Steuerberater oder auf einem anderen PC, der nicht über ein Netzwerk verbunden ist, so wählen Sie als Laufwerk z.B. das Diskettenlaufwerk A:
Stapelbuchungen
=== Stapelbuchungen === Kiribati Kassenbuch verfügt über eine Import Schnittstelle. Diese Schnittstelle ist eine sog. COM-Schnittstelle die von den meisten Programmiersprachen und Datenbanken angesprochen werden kann.
Beispielcode in Visual Basic
Nachfolgend ein Beispielcode für Visual Basic:
Beispielcode in Visual Basic
Set oTest = CreateObject("ufficioc.stapelbuchen")
lStart$ = oTest.Startup()
'Evenetuell Schleife bei mehreren Buchungen
'For i = 1 To 1000
'lWrite$ = Test.Writebuchung([Nummer],[Mandant],[Kasse],[Art],[Datum],[Währung],[Personalnummer],[Name],[Betrag], [Eintrittsdatum],[Austrittsdatum])
lWrite$ = oTest.Writebuchung("1", "1", "1", "1", "10.12.2000", "DEM", "99999", "Meier Franz", "100.00", "", "") 'Next
lEnd$ = oTest.EndWritebuchung()
Zu den einzelnen Felder:
Nummer: Eindeutige Nummer innerhalb eines Monats, um einen eventuelle Korrekturbuchung durchzuführen. Mandant: momentan immer 1 Kasse: momentan immer 1 Art: Buchungsarten: 1="Abschlag bar" etc. Wichtig ist, dass die Nummer auch in den Buchungsarten hinterlegt ist. Andernfalls erfolgt keine Übernahme. Datum Buchungsdatum TT.MM.JJJJ Währung In Kiribati Kassenbuch eingetragene Standardwährung. Personalnummer Personalnummer. Wird die Nummer in den Personenkonten von Kiribati Kassenbuch nicht gefunden, so wird das Konto mit den nachfolgenden Angaben (Name, Eintritt und Austritt) angelegt. Name Name des Angestellten z.B. Franz Meier Betrag Nur Beträge größer 0 im Format 99999.99 Die Art der Buchung (siehe oben), nicht der Betrag, entscheidet über Einnahme oder Ausgabe. Eintritt Beginn des Arbeitsverhältnisses Austritt Ende des Arbeitsverhältnisses
Übernahme der Daten
Über die folgende Schaltfläche können Sie die Importierten Daten einsehen.
Übernehmen
Übernahme der Buchungen in das Kassenbuch
Bei jeder Übergabe der Daten an die COM-Schnittstelle werden eventuell noch vorhandene und nicht übernommene Stapelbuchungen wieder gelöscht!
Datenbank reparieren
Sollte die Datenbank defekt sein und weder durch Gültigkeit prüfen bzw. Reorganisieren repariert werden können, so kann Kiribati Kassenbuch mit einem Parameter gestartet werden.
Bevor Sie diese Funktion starten, stellen Sie bitte sicher, dass Sie über eine Datensicherung verfügen. Die Reparaturfunktion darf in keinem Fall unterbrochen werden, andernfalls droht Datenverlust!.
Zur Datensicherung führen Sie die Backupfunktion von Kiribati durch und kopieren das Datenverzeichnis von Kiribati Kassenbuch (Standard: C:\programme\ukassenbuch\data) mit dem Explorer in ein neues Verzeichnis.
Die Reparaturfunktion starten Sie wie folgt (als Standardverzeichnis wird C:\programme\ukassenbuch angenommen)
Klicken Sie in Windows auf die folgende SchaltflächeKlicken Sie auf den Menüpunkt Ausführen und geben Sie folgende Zeile (siehe Grafik unten) ein. Die Gross- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf die Schaltfläche OK.