Kontakte: Unterschied zwischen den Versionen
Admin (Diskussion | Beiträge) (→Termine bearbeiten) |
Admin (Diskussion | Beiträge) (→Termine bearbeiten) |
||
Zeile 285: | Zeile 285: | ||
'''Treffen''' Stellen Sie hier die Anzahl der Treffen ein. Sind es mehr als eines, legen Sie die Termine nach einem Klick auf den Button „Termine“ im folgenden Dialog fest. | '''Treffen''' Stellen Sie hier die Anzahl der Treffen ein. Sind es mehr als eines, legen Sie die Termine nach einem Klick auf den Button „Termine“ im folgenden Dialog fest. | ||
[[Datei:Termine.png |thumb|mini|Termine]] | [[Datei:Termine.png |thumb|mini|Termine]] | ||
+ | Mit „Neu“ (F3) und „Öffnen“ (F4) fügen Sie Termine hinzu oder bearbeiten diese. Geben Sie für jeden Termin auch den gewünschten Zeitraum ein. Sie können die Termine auch automatisch berechnen lassen. Stellen Sie dazu die Anzahl der Treffen und deren Abstand in Tagen an und klicken Sie auf „Neu Berechnen“. Den einzelnen Terminen wird so auch die zuvor eingegebene Zeit hinzugefügt. Sollen die Termine in einer Druckausgabe in Programmheften etc. erscheinen, wählen Sie die „Druckausgabe der Termine“ an. |
Version vom 30. März 2015, 13:09 Uhr
Inhaltsverzeichnis
Kontakte
Über das Menü „Verwaltung->Kontakte“ oder den Eintrag „Kontake“ im Menü am rechten Bildrand gelangen Sie zur Adressverwaltung. Von hier aus können Sie Adressen suchen, bearbeiten, anlegen und löschen. Außerdem können über die Werkzeugleiste und das Kontextmenü weitere Funktionen ausgewählt werden, u.a. das Drucken der Adresse oder das Verfassen eines Briefes an die ausgewählte Person.
Suchen und Finden von Kontakten
Suchbegriff
Geben Sie hier einen oder mehrere Suchbegriffe ein. Dabei kann es sich um den Namen, die Anrede oder einen Teil der Adresse der gesuchten Person handeln. Bei der Eingabe mehrerer Begriffe sind einige Regeln zu beachten. Die folgenden Beispiele sollen diese verdeutlichen:
Beispiele für Suchbegriffe
müller ergibt eine Liste aller Einträge, die „Müller“ am Anfang einer Spalte enthalten.
müller, karl ergibt eine Liste aller Einträge, die den genauen Text „Müller, Paul“ am Anfang einer Spalte enthalten. Diese Schreibweise eignet sich am besten zur Suche nach Namen.
St. Afra oder von Stain – hier verhält es sich genau wie beim vorhergehenden Beispiel. Gesucht wird hier die gesamte Zeichenfolge. Dies erleichtert die Suche nach Namen beginnend mit „St.“ oder „von“.
" Dr. Gerbelstr." ergibt ebenfalls eine Liste aller Einträge, die den genauen Text „Dr. Gerbel“ am Anfang einer Spalte enthalten.
Müller +München ergibt jene Einträge, die Spalten beginnend mit „Müller“ UND Spalten beginnend mit „München“ beinhalten. So können Sie zum Beispiel nach einem Herrn oder einer Frau Müller suchen, die in München wohnen.
Müller -München ergibt jene Einträge, die Spalten beginnend mit „Müller“ UND Spalten nicht beginnend mit „München“ beinhalten. So können Sie zum Beispiel nach einem Herrn oder einer Frau Muster suchen, die nicht in München wohnen.
Joker
%holl ergibt jene Einträge, die den Begriff „holl“ beinhalten m_yer ergibt eine Liste aller Einträge, mit „Meyer“ oder „Mayer“
- Hinweis
- Wird kein Eintrag gefunden, der den gesuchten Begriff am Anfang einer Spalte enthält, wird der Suche der Joker „%“ vorangestellt. Damit werden auch Einträge gefunden, die den Begriff lediglich enthalten. Sie können diesen Joker auch für Ihre Suche verwenden.
- Anmerkung
- Mit der Tastenkombination ALT+U gelangen Sie automatisch zurück in das Eingabefeld, wo Sie einen neuen Suchbegriff eingeben können.
Abfrage
Über diese Symbol können Sie sich bestimmte Teilmengen oder auch alle Adressen anzeigen lassen.
Beispiel
Anzeige aller Adressen mit der Kategorie VSYX. Klicken Sie auf die Schaltfläche
Markieren sie den Eintrag „Kategorien“ und klicken Sie auf Schaltfläche WEITER. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den 3 Punkten
Markieren Sie in der Liste den Eintrag VSYX und klicken Sie auf die Schaltfläche OK und dann auf WEITER.
Anlegen einer Adresse
Möchten Sie einen neuen Eintrag in der Adress-Datenbank anlegen, so können Sie das auf eine der folgenden Arten tun:
• einen Klick auf das Symbol oben
• den Menüeintrag „Datensatz -> Neu“
• den Eintrag „Neu“ im Kontextmenü (erreichbar durch einen Klick mit der rechten Maustaste im Bereich der Tabelle)
• die Taste F3 In dem nun folgenden Dialog können Sie den neuen Eintrag bearbeiten.
- Hinweis
- Möchten Sie mehrere Adressen anlegen, können Sie nach dem Eintragen der Daten mit F3 die Daten speichern und sofort eine neue Adresse bearbeiten ohne den Dialog schließen zu müssen.
Name
Müller, Max
Personen mit Familienname+Komma+Leerzeichen+Vorname
Variante
Müller, Max und Paula
oder aber auch
Name1: Müller, Max
Name2: und Paula Schneider
Institutionen
Include GmbH
oder aber auch
St. Jakob, Kindergarten
Titel
Akademische Titel wie Dr. oder Prof.
Namenszusatz
jun, sen., MDB, MDL, SDS
PLZ
Einfach Postleitzahl tippen. Das System findet den Ort.
BLZ
Einfach Bankleitzahl tippen. Das System findet die Bank.
E-Mail 1
Eingabe der Kontaktmailadresse. Je nach Systemeinstellung wird die Adresse mit Outlook abgeglichen
Programme
Versandinformation, die auf z.B. Etiketten mit angedruckt werden kann.
Plakate
Versandinformation, die auf z.B. Etiketten mit angedruckt werden kann.
Versandsperre
Optionale Ausschlussmöglichkeit von Adressen beim Versand
Ausgabesperre
Adresse wird nicht mehr ausgegeben, weder bei Briefen, Listen etc.
Kategorien
Zuordnungsmöglichkeit von Kategorien. Klicken Sie aufKlicken Sie mit der Maus auf die gewünschte(n) Kategorie(n). Übernehmen sie die Auswahl mit der Schaltfläche OK.
Löschen einer Adresse und Wiederherstellen aus Papierkorb
Positionieren Sie sich auf Ihrer eingeben Adresse. Drücken sie die ENTF-Taste. Bestätigen sie die Frage „Wirklich löschen“ mit JA.
Über das Menü „Papierkörbe Adressen“ erhalten sie die gelöschten Adressen zur Ansicht. Positionen Sie sich auf Ihrer gelöschten Adresse und dricke Sie die RECHTE MAUSTASTE. Wählen Sie den Menüpunkt „Wiederherstellen“
Zusammenführen von Dubletten
Suchen Sie nach der Adresse von Maria Bauer. Das System findet 3 Adressen. Klicken (kein Doppelklick!) Sie mit der LINKEN MAUSTASTE auf die erste Adresse in der Liste. Drücken sie die Taste F11. Klicken Sie mit der LINKEN MAUSTASTE auf die zweite Adressen und drücken sie die Taste F11. Beantworten Sie die Frage mit „JA“.
Ausgabe von Adressen
Zwischenablage
Klicken sie mit der LINKEN MAUSTASTE auf eine Adresse. Dann LINKE MAUSTASTE und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag „Adresse in Zwischenablage kopieren“ Starten sie Microsoft Winword und drücken Sie die Tastenkombination STRG+V
Einzelbrief ausgeben
Klicken sie mit der LINKEN MAUSTASTE auf eine Adresse. Dann LINKE MAUSTASTE und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag „Brief“. Alternativ können sie in der Symbolleiste unten auf das Wordsymbol klicken.
Klicken Sie auf die Vorlage „Einzelbrief“ und dann auf die Schaltfläche OK.
Diesen Dokumentenvermerk können Sie in der Adresse unter der Schaltfläche „Korrespondenz“ später wieder einsehen.Einzelbrief ändern bzw. Variante
Klicken sie mit der LINKEN MAUSTASTE auf eine Adresse. LINKE MAUSTASTE und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag „Brief“. Alternativ können sie in der Symbolleiste unten auf das Wordsymbol klicken.Klicken Sie auf die Vorlage „Einzelbrief“ dann die RECHTE MAUSTASTE und wählen den Menüpunkt „Öffnen“. Die Vorlage wird in Winword geöffnet. Speichern Sie die Datei unter einem anderen Namen z.B. Begleitschreiben Programmheft. Beenden sie Winword. Der Öffnen-Dialog hat nun eine weitere Vorlage zur Auswahl.
Die Direktablage
Mit Hilfe der Direktablage können Sie aus dem Adressverzeichnis mehrere Adressen zur gemeinsamen Verwendung herausnehmen. Um die Direktablage anzuzeigen, drücken Sie den Schaltfläche in der Symbolleiste.
Eine Adresse zur Direktablage hinzufügen.
Um eine markierte Adresse der Direktablage hinzuzufügen, verwenden Sie die Tastenkombination STRG+D oder „Bearbeiten Kopieren in Direktablage“ im Menü oder übertragen die Adresse aus der Namenszelle via Drag and Drop in die Direkablage. Eine Adresse aus Direktablage entfernen Sie können eine Adresse aus der Direktablage wieder entfernen, indem Sie
• ENTF drücken
• das oben angezeigte Symbol drücken
• den Menüeintrag „Datensatz -> Löschen“ auswählen
• den Eintrag „Löschen“ im Kontextmenü auswählen Speichern der Direktablage in eine Datei Sie können den Inhalt der Direktablage zur späteren Verwendung in einer Datei abspeichern. Wählen Sie dazu „Speichern“ im Kontextmenü der Direktablage oder klicken sie folgendes Symbol.
Es erscheint ein „Speichern unter“ Dialog, wo Sie das Verzeichnis und den Dateinamen angeben. Laden der Direktablage aus einer Datei Um eine zuvor in einer Datei abgespeicherte Direktablage wieder zu laden, wählen Sie „Öffnen“ im Kontextmenü der Direktablage oder klicken sie folgendes Symbol.
Es erscheint ein „Öffnen“ Dialog, wo sie die gewünschte Datei auswählen können. Bestätigen Sie mit „Öffnen“ und die Direktablage wird geladen.
Serienbrief
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die SchaltflächeTIPP Wenn Sie die gewählte Serienbriefvorlage vor der Ausgabe bearbeiten wollen, klicken sie mit der LINKEN MAUSTASTE auf die Auswahl „Serienbrief.doc“, betätigen dann die RECHTE MAUSTASTE und wählen „Bearbeiten“
Stellen Sie Ihr Formular auf die oben angezeigten Werte ein und klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER.Wählen Sie eine beliebige Kategorie oder übernehmen Sie den eingetragenen Wert und klicken wieder auf WEITER. Sie erhalten eine Liste der selektierten Adressen. Klicken Sie auf FERTIGSTELLEN und das System verbindet die Daten mit der wählten Serienbriefvorlage.
Serienbrief anlegen
Über das Menü „Vorlagen -> Adressen -> Word Dokumente -> Briefe -> Serienbriefe können Vorlagen geändert oder neu angelegt werden. Am einfachsten ist es, eine bestehende Vorlage zu öffnen, in Winword unter einem anderen Namen zu speichern und die gewünschten Änderungen vorzunehmen.
Öffnen Sie mit einem Doppelklick die Vorlage „Serienbrief.doc“ und speichern Sie Datei in Winword unter einem anderen Namen, z.B. Anschreiben Mailadresse. Das Anschreiben soll noch zusätzlich die in Kiribati gespeicherte Mailadresse andrucken. Setzten Sie den Cursor an die gewünschte Stelle und klicken Sie in der Seriendrucksymboleiste auf die folgende Schaltfläche. Wählen Sie aus der Liste das Feld ADR_EMAIL1 und klicken Sie auf EINFÜGEN.
Speichern Sie das Dokument und geben Sie den neuen Serienbrief in Kiribati aus.Verzeichnis anlegen
Verzeichnisse sind schnell und einfach anzulegende Liste. Über das Menü „Vorlagen -> Adressen -> Word Dokumente -> Verzeichnisse“. Serienbriefe können Vorlagen geändert oder neu angelegt. Am einfachsten ist es, eine bestehende Vorlage zu öffnen, in Winword unter einem anderen Namen zu speichern und die gewünschten Änderungen vorzunehmen.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die folgende Schaltfläche, um ein neues Verzeichnis anzulegen.
Die Ausgabe soll die Felder Name, Ort und E-Mail enthalten. Über die Menüpunkte „Tabelle -> Einfügen -> Tabelle „ man zunächst eine Tabelle mit 3 Spalten und einer Zeile Setzten Sie den Cursor in die erste Zelle und klicken Sie in der Seriendrucksymbolleiste auf die folgende Schaltfläche.
Wählen Sie aus der Liste das Feld ADR_NAME1 und klicken Sie auf EINFÜGEN. Verfahren sie so auch mit den restlichen zwei Feldern und wählen die Felder ADR_ORT und ADR_EMAIL1. Speichern Sie das Dokument und geben Sie das neue Verzeichnis in Kiribati aus. Die Ausgabe ist analog wie bei Serienbriefen, nur muss der Ordner „Verzeichnisse“ ausgewählt werden.
Serienmails
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die folgende Schaltfläche. Stellen Sie Ihr Formular auf die oben angezeigten Werte ein und klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER.Wählen Sie eine beliebige Kategorie oder übernehmen Sie den eingetragenen Wert und klicken wieder auf WEITER.
Sie erhalten eine Liste der selektierten Adressen. Klicken Sie auf FERTIGSTELLEN und Sie erhalten 4 mögliche Mailvarianten.Gruppenmail
Kiribati erstellt eine einzelne Gruppenmail. Die Mailadressen der anderen Empfänger sind für ALLE Empfänger sichtbar.
Gruppenmail BCC
Kiribati erstellt eine einzelne Gruppenmail. Die Mailadressen der anderen Empfänger sind für die anderen Empfänger nicht sichtbar.
Serienmail
Kiribati erstellt pro Adressaten eine einzelne E-Mail. Somit kann jede Nachricht mit der persönlichen Briefanrede erstellt werden.
Einstellungen
Nur Text: Der Editor lässt keine Formatierungen zu
Rich-Text:: Einfache Formatierungen, wie Fett, Schriftart, Farben sind möglich.
Briefanrede: Option bestimmt, ob die Nachricht mit der persönlichen Briefanrede ergänzt wird.
Grußformel: Option bestimmt, ob die Nachricht mit der in den Kiribati Benutzerdaten hinterlegten Grußformel ergänzt wird.
Signatur: Option bestimmt, ob die Nachricht mit der in den Kiribati Benutzerdaten hinterlegten Signatur ergänzt wird.
Mit dieser Schaltfläche können Sie an eine beliebige E-Mail Adresse die Nachricht zu Testzwecken schicken.
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die E-Mails in den Postausgang Ihres Mailclients zu stellen.
Word. Dokument
Die Mailadressen können mit einem Word.Seriendokument verknüpft und als E-Mail erstellt werden.Sobald Winword das Seriendokument anzeigt, klicken Sie in der Seriendrucksymboleiste auf folgende Schaltfläche
Ergänzen sie die Betreffzeile und klicken auf OK. Winword stellt die Mails automatisch in den Postausgang Ihres Mailsystems.
Veranstaltungen
Voraussetzung
Um Veranstaltungen erfassen zu können, muss ein Programm angelegt sein.Programm
Über das Menü „Lookups -> Programme“ gelangen Sie zur Programmeingabe.
Kurz Bezeichnung Zeitraum Internet
Kurzbezeichnung des Programms Langbezeichnung des Programms Nur notwendig bei installierten Modul „Veranstaltungsmeldungen“ Bestimmt, ob dieses Programm mit dem Internet permanent aktualisiert wird.
Kategorie
Wird hier eine Kategorie eingetragen, so erhält jede Person, die sich zu einer Veranstaltung aus diesem Programm anmeldet, automatisch diese Kategorie zugeordnet.
Suchen und Finden von Veranstaltungen
Suchbegriff
Geben Sie hier einen oder mehrere Suchbegriffe ein. Wählen Sie zuvor das gewünschte Programm, aus dem Sie Veranstaltungen suchen. Wie bei der Suche nach Adressen sind auch hier bei der Eingabe mehrerer Suchbegriffe einige Regeln zu beachten:
Beispiele für Suchbegriffe
Gesundheit Natur eine Liste aller Einträge, die „Gesundheit „ Natur“ am Anfang einer Spalte enthalten. Gesundheit + Vortrag ergibt jene Einträge, die Spalten beginnend mit „Gesundheit“ UND Spalten beginnend mit „Vortrag“ beinhalten. So können z.B. nur bestimmte Veranstaltungsarten angezeigt werden. "Einführung in“ ergibt eine Liste aller Einträge, die den genauen Text „Einführung in“ am Anfang einer Spalte enthalten. ".10.“ eine Liste alle Veranstaltungen, die im Oktober beginn.
Hinweis Wird kein Eintrag gefunden, der den gesuchten Begriff am Anfang einer Spalte enthält, wird wie bei der Adresssuche auch hier der Joker „%“ vorangestellt. Damit werden auch Einträge gefunden, die den Begriff lediglich enthalten. Sie können diesen Joker auch für Ihre Suche verwenden. Auf der Suche nach einer bestimmten Veranstaltung eignet es sich gut, die Veranstaltungsnummer als Suchbegriff einzugeben. Anmerkung Mit der Tastenkombination ALT+U gelangen Sie auch hier automatisch zurück in das Eingabefeld, wo Sie einen neuen Suchbegriff eingeben können.
Anlegen einer Veranstaltung
Sie einen neuen Eintrag in der Veranstaltungs-Datenbank anlegen, so können Sie das auf eine der folgenden Arten tun:
•einen Klick auf das folgende Symbol•den Menüeintrag „Datensatz -> Neu“
•den Eintrag „Neu“ im Kontextmenü (erreichbar durch einen Klick mit der rechten Maustaste im Bereich der Tabelle) •die Taste F3 In dem nun folgenden Dialog können Sie den neuen Eintrag bearbeiten.
Hinweis: Möchten Sie mehrere Veranstaltungen anlegen, können Sie nach dem Eintragen der Daten mit F3 die Daten speichern und sofort eine neue Veranstaltung bearbeiten ohne den Dialog schließen zu müssen.
Hier können die Daten gelesen und geändert werden. Im Folgenden werden die einzelnen Felder erklärt:
Form Hier können Sie die Form der Veranstaltung angeben. Dabei können Sie zwischen „Einzeltermin Seminar Kurs“ und „Mehrtägig hintereinander (Block)“ auswählen. Wählen Sie hier die Form „Veranstaltungsreihe“, können Sie eine Reihe anlegen, in der mehrere Veranstaltungen gruppiert werden können. Mehr dazu erfahren Sie im folgenden Abschnitt „Veranstaltungsreihen“.
Reihe Hier können Sie die Veranstaltung einer bereits eingerichteten Veranstaltungsreihe zuordnen.
Titel Hier können Sie in mehreren Zeilen einen Titel für die Veranstaltung eintragen. Über das folgende Symbol ist es auch möglich, bereits existierende Veranstaltungstitel aus der Datenbank einzufügen.
Aufriss/Abriss Weitere Beschreibungen der Veranstaltung
Beschreibung Hier können Sie eine mehrzeilige Beschreibung der Veranstaltung eingeben. Klicken Sie dazu auf den Button „Beschreibung“ und geben Sie den Text im erscheinenden Dialog ein. Mit „OK“ wird der geänderte Text übernommen.
Bereich I/II Hier können Sie einen oder zwei Bereiche auswählen, in denen die Veranstaltung stattfindet.
Beginn Tragen Sie hier den ersten Termin und Zeitraum der Veranstaltung ein.
Termine bearbeiten
Treffen Stellen Sie hier die Anzahl der Treffen ein. Sind es mehr als eines, legen Sie die Termine nach einem Klick auf den Button „Termine“ im folgenden Dialog fest.
Mit „Neu“ (F3) und „Öffnen“ (F4) fügen Sie Termine hinzu oder bearbeiten diese. Geben Sie für jeden Termin auch den gewünschten Zeitraum ein. Sie können die Termine auch automatisch berechnen lassen. Stellen Sie dazu die Anzahl der Treffen und deren Abstand in Tagen an und klicken Sie auf „Neu Berechnen“. Den einzelnen Terminen wird so auch die zuvor eingegebene Zeit hinzugefügt. Sollen die Termine in einer Druckausgabe in Programmheften etc. erscheinen, wählen Sie die „Druckausgabe der Termine“ an.