Zuwendungen: Unterschied zwischen den Versionen

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== Zuwendungen ==
 
== Zuwendungen ==
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Über den Eintrag „Zuwendungen“ im Menü am rechten Bildrand gelangen Sie zur Spendenverwaltung. Von hier aus können Sie Zuwendungen suchen, bearbeiten, anlegen. Außerdem können über die Werkzeugleiste und das Kontextmenü weitere Funktionen ausgewählt werden, u.a. das Drucken einer Einzel- oder Jahresquittung.
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Über den Eintrag „Zuwendungen“ im Menü am rechten Bildrand gelangen sie zur Spendenverwaltung. Von hier aus können sie Zuwendungen suchen, bearbeiten, anlegen. Außerdem können über die Werkzeugleiste und das Kontextmenü weitere Funktionen ausgewählt werden, u.a. das Drucken einer Einzel- oder Jahresquittung. Die Zuwendungen können auch Spenderbezogen über die Eingabemaske der Kontakte erfaßt werden. Die Vorgehensweise gleicht im Großen und Ganzen der nachfolgenden Bescheibung.
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Das Modul dient zum Erfassen von monetären aber auch materiellen Zuwendungen. Diese können allgemein oder Zweckgebunden sind. Ein Besonderheit ist das Erstellen von Dauerabbuchungen, die dann als Spenden vom System automatisch erfaßt werden.
+
  
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Das Modul dient zum Erfassen von monetären aber auch materiellen Zuwendungen. Diese können allgemein oder zweckgebunden sind. Ein Extramodul ist das Erstellen von Dauerabbuchungen, die dann als Spenden vom System automatisch erfaßt werden.
  
−
== Suchen und Finden von Zuwenudngen ==
+
== Suchen und Finden von Zuwendungen ==
 
=== Suchbegriff ===
 
=== Suchbegriff ===
−
[[Datei:adresse suchen.png|mini|Suchbegriff eingeben]]
+
[[Datei:suchbegriff_zuwendungen.png|mini|Suchbegriff eingeben]]
−
Geben Sie hier einen oder mehrere Suchbegriffe ein. Dabei kann es sich um den Namen, die Anrede oder einen Teil der Adresse der gesuchten Person handeln.
+
Geben sie hier einen oder mehrere Suchbegriffe ein. Dabei kann es sich um den Namen des Spenders, das Spendendatum, der Zweck oder auch den Betrag handeln.
−
Bei der Eingabe mehrerer Begriffe sind einige Regeln zu beachten. Die folgenden Beispiele sollen diese verdeutlichen:
+
Bei der Eingabe mehrerer Begriffe sind einige Regeln zu beachten. Die Suche wird mit der ENTER-Taste ausgelöst. Geben sie keinen Suchbegriff an und drücken die ENTER-Taste, so werden alle eingetragnen Spenden angezeigt. Die folgenden Beispiele sollen diese verdeutlichen:
  
 
=== Beispiele für Suchbegriffe ===
 
=== Beispiele für Suchbegriffe ===
 
'''müller''' ergibt eine Liste aller Einträge, die „Müller“ am Anfang einer Spalte enthalten.
 
'''müller''' ergibt eine Liste aller Einträge, die „Müller“ am Anfang einer Spalte enthalten.
  
−
'''müller, karl''' ergibt eine Liste aller Einträge, die den genauen Text „Müller, Paul“ am Anfang einer Spalte enthalten. Diese Schreibweise eignet sich am besten zur Suche nach Namen.
+
'''müller, karl''' ergibt eine Liste aller Einträge, die den genauen Text „Müller, Paul“ am Anfang einer Spalte enthalten. Diese Schreibweise eignet sich am besten zur Suche nach Namen von Spendern
  
−
'''St. Afra''' oder '''von Stain''' – hier verhält es sich genau wie beim vorhergehenden Beispiel. Gesucht wird hier die gesamte Zeichenfolge. Dies erleichtert die Suche nach Namen beginnend mit „St.“ oder „von“.
+
'''10.2016''' ergibt alle Spenden im Oktober 2016.
  
−
'''" Dr. Gerbelstr."''' ergibt ebenfalls eine Liste aller Einträge, die den genauen Text „Dr. Gerbel“ am Anfang einer Spalte enthalten.
+
'''.10.''' ergibt alle Spenden die jemals in einem Oktober eingegangen sind.
  
−
'''Müller +München''' ergibt jene Einträge, die Spalten beginnend mit „Müller“ UND Spalten beginnend mit „München“ beinhalten. So können Sie zum Beispiel nach einem Herrn oder einer Frau Müller suchen, die in München wohnen.
+
'''100.00''' ergibt alle Spenden in Höhe von 100,00 Euro. Bitte beachten sie, das der Betrag mit Punkt und nicht mit Komma eingegeben werden muss.
−
 
+
−
'''Müller -München''' ergibt jene Einträge, die Spalten beginnend mit „Müller“ UND Spalten nicht beginnend mit „München“ beinhalten. So können Sie zum Beispiel nach einem Herrn oder einer Frau Muster suchen, die nicht in München wohnen.
+
  
 
=== Joker ===
 
=== Joker ===
−
''' %holl ''' ergibt jene Einträge, die den Begriff „holl“ beinhalten
+
''' %Projekt XY ''' ergibt jene Einträge, die z.B. den Zwecke „Projekt XY“ beinhalten
−
'''m_yer''' ergibt eine Liste aller Einträge, mit „Meyer“ oder „Mayer“
+
  
−
: '''<ins>Hinweis</ins>'''
+
== Erfassen einer Zuwendung ==
−
:: Wird kein Eintrag gefunden, der den gesuchten Begriff am Anfang einer Spalte enthält, wird der Suche der Joker „%“ vorangestellt. Damit werden auch Einträge gefunden, die den Begriff lediglich enthalten. Sie können diesen Joker auch für Ihre Suche verwenden.
+
Möchten sie einen neuen Eintrag anlegen, so können sie das auf eine der folgenden Arten tun:
−
 
+
−
: '''<ins>Anmerkung</ins>'''
+
−
::Mit der Tastenkombination ALT+U gelangen Sie automatisch zurück in das Eingabefeld, wo Sie einen neuen Suchbegriff eingeben können.
+
−
 
+
−
=== Abfrage ===
+
−
[[Datei:adressenabfragen.png|mini|Adressen abfragen]]
+
−
[[Datei:filter.png|thumb|none|Filter]]
+
−
Über diese Symbol können Sie sich bestimmte Teilmengen oder auch alle Adressen anzeigen lassen.
+
−
 
+
−
=== Beispiel ===
+
−
Anzeige aller Adressen mit der Kategorie VSYX. Klicken Sie auf die Schaltfläche
+
−
[[Datei:Kontakte_abfrage.png|thumb|mini|Abfrage]]
+
−
[[Datei:filter.png|thumb|none|Filter]]
+
−
Markieren sie den Eintrag „Kategorien“ und klicken Sie auf Schaltfläche WEITER.
+
−
Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den 3 Punkten
+
−
[[Datei:Kontakte_dreipunkte.png|thumb|none|]]
+
−
[[Datei:Kontakte beispiel.png|thumb|mini|Kategorien]]
+
−
Markieren Sie in der Liste den Eintrag VSYX und klicken Sie auf die Schaltfläche OK und dann auf WEITER.
+
−
 
+
−
== Anlegen einer Adresse ==
+
−
Möchten Sie einen neuen Eintrag in der Adress-Datenbank anlegen, so können Sie das auf eine der folgenden Arten tun:
+
 
[[Datei:Kontakte symbol.png|thumb|none|]]
 
[[Datei:Kontakte symbol.png|thumb|none|]]
 
• einen Klick auf das Symbol oben
 
• einen Klick auf das Symbol oben
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• die Taste F3
 
• die Taste F3
−
In dem nun folgenden Dialog können Sie den neuen Eintrag bearbeiten.
+
In dem nun folgenden Dialog können sie den neuen Eintrag bearbeiten.
−
: '''<ins>Hinweis</ins>'''  [[Datei:Kontakte anlegen einer adresse.png|thumb|mini|Adresse anlegen]]
+
: '''<ins>Hinweis</ins>'''  [[Datei:Neuanlage_Zuwendung.png|thumb|mini|Zuwendung anlegen]]
−
:: Möchten Sie mehrere Adressen anlegen, können Sie nach dem Eintragen der Daten mit F3 die Daten speichern und sofort eine neue Adresse bearbeiten ohne den Dialog schließen zu müssen.
+
:: Möchten sie mehrere Spenden anlegen, können sie nach dem Eintragen der Daten mit F3 die Daten speichern und sofort eine neue Spende bearbeiten ohne den Dialog schließen zu müssen.
  
 
=== Name ===
 
=== Name ===
 
Müller, Max  
 
Müller, Max  
 +
Falls die Person oder Institution eine Quittung benötigt oder sie diesem Spender z.B. ein Dankesschreiben zukommen lassen wollen, müssen sie die Adresse über die Kontakte zuordnen.
 +
[[Datei:zuwendung_kontakt_zurordnen.png|frameless|Kontakt zuordnen]]
 +
Ist der Kontakt noch nicht vorhanden, so müssen sie ihn zunächst in den [[Kontakte|Kontakten]] erfassen. Anonyme Spenden können auch einfach nur mit einer Eingabge "Anonym" erfaßt werden. Besser ist aber einen Kontakt mit dem Namen "Anomye Spende" anzulegen und die Zuwendung mit diesem Kontakt zu verknüpfen.
  
−
Personen mit Familienname+Komma+Leerzeichen+Vorname
+
=== Art ===
−
=== Variante ===
+
Das kann Geld, aber auch eine Dienstleistung oder Materialien sein. Das Feld lernt die eingegeben Werte mit.
−
Müller, Max und Paula
+
−
 
+
−
oder aber auch
+
−
 
+
−
Name1: Müller, Max
+
−
 
+
−
Name2: und Paula Schneider
+
−
 
+
−
=== Institutionen ===
+
−
Include GmbH
+
−
 
+
−
oder aber auch
+
−
 
+
−
St. Jakob, Kindergarten
+
−
=== Titel ===
+
−
Akademische Titel wie Dr. oder Prof.
+
−
=== Namenszusatz ===
+
−
jun, sen., MDB, MDL, SDS
+
−
=== PLZ ===
+
−
Einfach Postleitzahl tippen. Das System findet den Ort.
+
−
=== BLZ ===
+
−
Einfach Bankleitzahl tippen. Das System findet die Bank.
+
−
=== E-Mail 1 ===
+
−
Eingabe der Kontaktmailadresse. Je nach Systemeinstellung wird die Adresse mit Outlook abgeglichen
+
−
=== Programme ===
+
−
Versandinformation, die auf z.B. Etiketten mit angedruckt werden kann.
+
−
=== Plakate ===
+
−
Versandinformation, die auf z.B. Etiketten mit angedruckt werden kann.
+
−
=== Versandsperre ===
+
−
Optionale Ausschlussmöglichkeit von Adressen beim Versand
+
−
=== Ausgabesperre ===
+
−
Adresse wird nicht mehr ausgegeben, weder bei Briefen, Listen etc.
+
−
=== Kategorien ===
+
−
[[Datei:Kontakte_kategoriiiien.png |thumb|mini|Kategorien]] Zuordnungsmöglichkeit von Kategorien. Klicken Sie auf [[Datei:Kontakte_kategorien.png|thumb|none|]]
+
−
Klicken Sie mit der Maus auf die gewünschte(n) Kategorie(n). Übernehmen sie die Auswahl mit der Schaltfläche OK.
+
−
 
+
−
== Löschen einer Adresse und Wiederherstellen aus Papierkorb ==
+
−
Positionieren Sie sich auf Ihrer eingeben Adresse. Drücken sie die ENTF-Taste. Bestätigen sie die Frage „Wirklich löschen“ mit JA.
+
−
 
+
−
Über das Menü „Papierkörbe  Adressen“ erhalten sie die gelöschten Adressen zur Ansicht.
+
−
Positionen Sie sich auf Ihrer gelöschten Adresse und dricke Sie die RECHTE MAUSTASTE. Wählen Sie den Menüpunkt „Wiederherstellen“
+
−
 
+
−
== Zusammenführen von Dubletten ==
+
−
Suchen Sie nach der Adresse von Maria Bauer. Das System findet 3 Adressen. Klicken (kein Doppelklick!) Sie mit der LINKEN MAUSTASTE auf die erste Adresse in der Liste. Drücken sie die Taste F11. Klicken Sie mit der LINKEN MAUSTASTE auf die zweite Adressen und drücken sie die Taste F11. Beantworten Sie die Frage mit „JA“.
+
−
 
+
−
== Ausgabe von Adressen ==
+
−
 
+
−
=== Zwischenablage ===
+
−
Klicken sie mit der LINKEN MAUSTASTE auf eine Adresse. Dann
+
−
LINKE MAUSTASTE und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag  „Adresse in Zwischenablage kopieren“
+
−
Starten sie Microsoft Winword und drücken Sie die Tastenkombination STRG+V
+
−
=== E-Mail ===
+
−
Klicken sie mit der LINKEN MAUSTASTE auf eine Adresse. Dann LINKE MAUSTASTE und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag  „E-Mail“. Alternativ können sie in der Symbolleiste unten auf das Mailsymbol klicken. [[Datei:Kontakte mailsymbol.png |thumb|none|]]
+
  
−
=== Einzelbrief ausgeben ===
+
=== Zweck ===
−
Klicken sie mit der LINKEN MAUSTASTE auf eine Adresse. Dann LINKE MAUSTASTE und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag  „Brief“. Alternativ können sie in der Symbolleiste unten auf das Wordsymbol klicken.
+
Die Zuwendung kann zweckgebunden erfaßt werden. Damit kann auch ermittelt werden, in welcher Höhe Spenden für einen bestimmten Zweck in einem definierten zeitraum eingegenen sind. Das Feld lernt die eingegeben Werte mit.
−
[[Datei:Kontakte_einzelbriefeöffnen.png |thumb|mini|Einzelbriefe]]
+
−
[[Datei:Kontakte_wordsymbol.png |thumb|none|]]
+
−
Klicken Sie auf die Vorlage „Einzelbrief“ und dann auf die Schaltfläche OK.
+
  
−
[[Datei:Kontakte_dokumentenvermerk.png |thumb|mini|Dokumentenvermerk]] Diesen Dokumentenvermerk können Sie in der Adresse unter der Schaltfläche „Korrespondenz“ später wieder einsehen.
+
=== Bemerkung ===
 +
Bemerkung zur Zuwendung
  
−
=== Einzelbrief ändern bzw. Variante ===
+
=== Datum ===
−
‎[[Datei:Kontakte_einzelbriefeöffnen2.png |thumb|mini|Einzelbriefe öffnen]] Klicken sie mit der LINKEN MAUSTASTE auf eine Adresse. LINKE MAUSTASTE und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag „Brief“. Alternativ können sie in der Symbolleiste unten auf das Wordsymbol klicken.
+
Eingangsdatum der Spende
−
[[Datei:Kontakte_wordsymbol.png |thumb|none|]]
+
−
Klicken Sie auf die Vorlage „Einzelbrief“ dann die RECHTE MAUSTASTE und wählen den Menüpunkt „Öffnen“. Die Vorlage wird in Winword geöffnet. Speichern Sie die Datei unter einem anderen Namen z.B. Begleitschreiben Programmheft. Beenden sie Winword. Der Öffnen-Dialog hat nun eine weitere Vorlage zur Auswahl.
+
−
[[Datei:Kontakte_Einzelbriefe3.png |thumb|mini|Begleitschreiben Programmheft]]
+
−
=== Die Direktablage ===
+
−
Mit Hilfe der Direktablage können Sie aus dem Adressverzeichnis mehrere Adressen zur gemeinsamen Verwendung herausnehmen.
+
−
Um die Direktablage anzuzeigen, drücken Sie den Schaltfläche in der Symbolleiste.
+
−
[[Datei:Kontakte_kleineschaltfläche.png |thumb|none|]]
+
−
'''Eine Adresse zur Direktablage hinzufügen.'''
+
  
−
Um eine markierte Adresse der Direktablage hinzuzufügen, verwenden Sie die Tastenkombination STRG+D oder „Bearbeiten  Kopieren in Direktablage“ im Menü oder übertragen die Adresse aus der Namenszelle via Drag and Drop in die Direkablage.
+
=== Betrag ===
−
'''Eine Adresse aus Direktablage entfernen'''
+
Höhe der Zuwendung. Muss größer 0 sein, sonst kann nicht gespeichert werden.
−
Sie können eine Adresse aus der Direktablage wieder entfernen, indem Sie
+
  
−
• ENTF drücken
+
=== Zahlungsweise ===
−
[[Datei:Kontakte kreuz.png |thumb|none|]]
+
Art der Zahlung
−
•      das oben angezeigte Symbol drücken
+
  
−
• den Menüeintrag „Datensatz -> Löschen“ auswählen
+
=== Keine Quittung ===
 +
Einstellmöglichkeit, das für diese Spende keine Quittung erforderlich ist.
  
−
• den Eintrag „Löschen“ im Kontextmenü auswählen
+
== Löschen einer Zuwendung ==
−
'''Speichern der Direktablage in eine Datei'''
+
Positionieren sie sich auf der Zuwendung. Drücken sie die ENTF-Taste. Bestätigen sie die Frage „Wirklich löschen“ mit JA.
−
Sie können den Inhalt der Direktablage zur späteren Verwendung in einer Datei abspeichern. Wählen Sie dazu „Speichern“ im Kontextmenü der Direktablage oder klicken sie folgendes Symbol.
+
Zuwendungen, für die bereits eine Quittung gedruckt wurde, können nicht mehr gelöscht werden.
−
[[Datei:Kontakte symbolspiechern.png  |thumb|none|]]
+
−
Es erscheint ein „Speichern unter“ Dialog, wo Sie das Verzeichnis und den Dateinamen angeben.
+
−
'''Laden der Direktablage aus einer Datei'''
+
−
Um eine zuvor in einer Datei abgespeicherte Direktablage wieder zu laden, wählen Sie „Öffnen“ im Kontextmenü der Direktablage oder klicken sie folgendes Symbol.
+
−
[[Datei:Kontakte_symbolöffnen.png|thumb|none|]]
+
−
Es erscheint ein „Öffnen“ Dialog, wo sie die gewünschte Datei auswählen können. Bestätigen Sie mit „Öffnen“ und die Direktablage wird geladen.
+
−
=== Serienbrief ===
+
−
[[Datei:Kontakte_abfragekategorien.png|thumb|mini|Serienbrief]] Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche [[Datei:Kontakte_symbolword.png|thumb|none|]]
+
  
−
'''TIPP'''
+
== Erstellen von Spendenquittung über Direktdruck ==
−
Wenn Sie die gewählte Serienbriefvorlage vor der Ausgabe bearbeiten wollen, klicken sie mit der LINKEN MAUSTASTE auf die Auswahl „Serienbrief.doc“, betätigen dann die RECHTE MAUSTASTE und wählen „Bearbeiten“
+
In der Regel wird die Spendenquittung direkt ausgedruckt.
−
[[Datei:Kontakte_abfrage3333.png|thumb|mini|Abfrage]] Stellen Sie Ihr Formular auf die oben angezeigten Werte ein und klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER.
+
[[Datei:drucken.png |thumb|none|Drucken]]
−
Wählen Sie eine beliebige Kategorie oder übernehmen Sie den eingetragenen Wert und klicken wieder auf WEITER.
+
Klicken sie in der Symbolleiste unten auf das Drucksymbol klicken. Im Standard erhalten Sie 2 Vorlagen zur Auswahl.
−
Sie erhalten eine Liste der selektierten Adressen. Klicken Sie auf FERTIGSTELLEN und das System verbindet die Daten mit der wählten Serienbriefvorlage.
+
  
−
=== Serienbrief anlegen ===
+
* Einzelquittung und
−
Über das Menü „Vorlagen -> Adressen -> Word Dokumente -> Briefe -> Serienbriefe können Vorlagen geändert oder neu angelegt werden. Am einfachsten ist es, eine bestehende Vorlage zu öffnen, in Winword unter einem anderen Namen zu speichern und die gewünschten Änderungen vorzunehmen.
+
* Sammelquittung der Zuwendungen im Zeitraum.
−
[[Datei:Konakte_vorlagen.png|thumb|mini|Vorlagen]]
+
−
Öffnen Sie mit einem Doppelklick die Vorlage „Serienbrief.doc“ und speichern Sie Datei in Winword unter einem anderen Namen, z.B. Anschreiben Mailadresse.
+
−
Das Anschreiben soll noch zusätzlich die in Kiribati gespeicherte Mailadresse andrucken.
+
−
Setzten Sie den Cursor an die gewünschte Stelle und klicken Sie in der Seriendrucksymboleiste auf die folgende Schaltfläche. Wählen Sie aus der Liste das Feld ADR_EMAIL1 und klicken Sie auf EINFÜGEN.
+
−
Speichern Sie das Dokument und geben Sie den neuen Serienbrief in Kiribati aus. [[Datei:Kontakte_symbolblock.png|thumb|none|]]
+
  
−
=== Verzeichnis anlegen ===
+
Der Ausdruck bezieht sich auf die aktuelle Spende.
−
'''Verzeichnisse sind schnell und einfach anzulegende Liste.'''
+
−
Über das Menü „Vorlagen -> Adressen -> Word Dokumente -> Verzeichnisse“.
+
−
Serienbriefe können Vorlagen geändert oder neu angelegt.
+
−
Am einfachsten ist es, eine bestehende Vorlage zu öffnen, in Winword unter einem anderen Namen zu speichern und die gewünschten Änderungen vorzunehmen.
+
−
‎[[Datei:Kontakte_vorlagenbeispieldoc.png |thumb|mini|Vorlagen]]
+
−
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die folgende Schaltfläche, um ein neues Verzeichnis anzulegen.
+
−
[[Datei:Kontakte_symbolblatt.png ‎|thumb|none|]]
+
−
Die Ausgabe soll die Felder Name, Ort und E-Mail enthalten. Über die Menüpunkte „Tabelle -> Einfügen -> Tabelle „ man zunächst eine Tabelle mit 3 Spalten und einer Zeile
+
−
Setzten Sie den Cursor in die erste Zelle und klicken Sie in der Seriendrucksymbolleiste auf die folgende Schaltfläche.
+
−
[[Datei:Kontakte_symbolblock.png|thumb|none|]] 
+
−
Wählen Sie aus der Liste das Feld ADR_NAME1 und klicken Sie auf EINFÜGEN.
+
−
Verfahren sie so auch mit den restlichen zwei Feldern und wählen die Felder ADR_ORT und ADR_EMAIL1.
+
−
Speichern Sie das Dokument und geben Sie das neue Verzeichnis in Kiribati aus. Die Ausgabe ist analog wie bei Serienbriefen, nur muss der Ordner „Verzeichnisse“ ausgewählt werden.
+
  
−
=== Serienmails ===
+
[[Datei:zuwendungen_drucken_formulare.png |thumb|none|Quittungsdruck|]]
−
[[Datei:Kontakte_Abfragee-mail.png|thumb|mini|Abfrage1]] Klicken Sie in der Symbolleiste auf die folgende Schaltfläche.
+
'''ACHTUNG'''
−
[[Datei:Kontakte symbolword.png|thumb|none|]]
+
−
[[Datei:Kontakte_abfrage123.png|thumb|mini|Abfrage2]]Stellen Sie Ihr Formular auf die oben angezeigten Werte ein und klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER.
+
−
Wählen Sie eine beliebige Kategorie oder übernehmen Sie den eingetragenen Wert und klicken wieder auf WEITER.
+
−
[[Datei:Kontakte e-mail.png|thumb|mini|E-mail]] Sie erhalten eine Liste der selektierten Adressen. Klicken Sie auf FERTIGSTELLEN und Sie erhalten 4 mögliche Mailvarianten.
+
−
=== Gruppenmail ===
+
−
Kiribati erstellt eine einzelne Gruppenmail. Die Mailadressen der anderen Empfänger sind für ALLE Empfänger sichtbar.
+
−
=== Gruppenmail BCC ===
+
−
Kiribati erstellt eine einzelne Gruppenmail. Die Mailadressen der anderen Empfänger sind für die anderen Empfänger nicht sichtbar.
+
−
=== Serienmail ===
+
−
Kiribati erstellt pro Adressaten eine einzelne E-Mail. Somit kann jede Nachricht mit der persönlichen Briefanrede erstellt werden.
+
−
[[Datei:Serienmail.png|thumb|mini|Serienmail]]
+
−
=== Einstellungen ===
+
−
Nur Text:
+
−
Der Editor lässt keine Formatierungen zu
+
  
−
Rich-Text::
+
Die Quittungen können Sie direkt zum Drucker schicken oder auch in der Seitenansicht vorher prüfen. Sobald Sie die Datei gedruckt haben, wird eine Quittungsnummer vergeben, die nicht mehr verändert werden kann. Drucken sie aus der Seitansicht wird nur ein Entwurf gedruckt und keine Quittungsnummern vergeben.
−
Einfache Formatierungen, wie Fett, Schriftart, Farben sind möglich.
+
Einzelquittungen, die bereits gedruckt und mit Quittungsnummer versehen sind, können nicht mehr auf Sammelguittungen ausgegeben werden.
  
−
Briefanrede:
+
Der Ausdruck einer Quittung kann wiederholt werden. Die einmal vergebene Nummer bleibt allerdings bestehen.
−
Option bestimmt, ob die Nachricht mit der persönlichen Briefanrede ergänzt wird.
+
  
−
Grußformel:
+
== Erstellen von Listen über Direktdruck ==
−
Option bestimmt, ob die Nachricht mit der in den Kiribati Benutzerdaten hinterlegten Grußformel ergänzt wird.
+
[[Datei:drucken.png |thumb|none|Drucken]]
 +
Klicken sie in der Symbolleiste unten auf das Drucksymbol klicken. Im Standard erhalten Sie 2 Vorlagen zur Auswahl.
 +
* Zuwendungen im Zeitraum
 +
* Zuwendungen im Zeitraum und Zweck enthält
 +
Erstere listet und summiert die Spenden im Zeitraum. Die Zweite ermöglich die Auswahl des Spendzwecks.
  
−
Signatur:
+
== Erstellen von Spendenquittung über Microsoft Winword ==
−
Option bestimmt, ob die Nachricht mit der in den Kiribati Benutzerdaten hinterlegten Signatur ergänzt wird.
+
In Ausnahmefällen wird die Spendenquittung nach Microsoft Winword ausgegeben. Klicken sie in der Symbolleiste oben auf das Wordsymbol klicken.
−
[[Datei:Testmail_erstellen.png|thumb|none|]]
+
[[Datei:wordsymbol.png |thumb|none|]]
−
Mit dieser Schaltfläche können Sie an eine beliebige E-Mail Adresse die Nachricht zu Testzwecken schicken.
+
Sie erhalten einen Dialog zur Auswahl der Vorlage.
−
[[Datei:senden none.png|thumb|none|]]
+
[[Datei:zuwendung_quittung_winword.png |thumb|none|]]
−
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die E-Mails in den Postausgang Ihres Mailclients zu stellen.
+
−
=== Word. Dokument ===
+
−
Die Mailadressen können mit einem Word.Seriendokument verknüpft und als E-Mail erstellt werden. [[Datei:Seriendruck_in_e-mail.png ‎|thumb|mini|Seriendruck in E-mail]]
+
−
Sobald Winword das Seriendokument anzeigt, klicken Sie in der Seriendrucksymboleiste auf folgende Schaltfläche
+
−
[[Datei:Klein_brief_word.png ‎|thumb|none|]]  
+
−
Ergänzen sie die Betreffzeile und klicken auf OK. Winword stellt die Mails automatisch in den Postausgang Ihres Mailsystems.
+

Aktuelle Version vom 25. Juli 2016, 15:40 Uhr

Zuwendungen

Über den Eintrag „Zuwendungen“ im Menü am rechten Bildrand gelangen sie zur Spendenverwaltung. Von hier aus können sie Zuwendungen suchen, bearbeiten, anlegen. Außerdem können über die Werkzeugleiste und das Kontextmenü weitere Funktionen ausgewählt werden, u.a. das Drucken einer Einzel- oder Jahresquittung. Die Zuwendungen können auch Spenderbezogen über die Eingabemaske der Kontakte erfaßt werden. Die Vorgehensweise gleicht im Großen und Ganzen der nachfolgenden Bescheibung.

Das Modul dient zum Erfassen von monetären aber auch materiellen Zuwendungen. Diese können allgemein oder zweckgebunden sind. Ein Extramodul ist das Erstellen von Dauerabbuchungen, die dann als Spenden vom System automatisch erfaßt werden.

Suchen und Finden von Zuwendungen

Suchbegriff

Suchbegriff eingeben

Geben sie hier einen oder mehrere Suchbegriffe ein. Dabei kann es sich um den Namen des Spenders, das Spendendatum, der Zweck oder auch den Betrag handeln. Bei der Eingabe mehrerer Begriffe sind einige Regeln zu beachten. Die Suche wird mit der ENTER-Taste ausgelöst. Geben sie keinen Suchbegriff an und drücken die ENTER-Taste, so werden alle eingetragnen Spenden angezeigt. Die folgenden Beispiele sollen diese verdeutlichen:

Beispiele für Suchbegriffe

müller ergibt eine Liste aller Einträge, die „Müller“ am Anfang einer Spalte enthalten.

müller, karl ergibt eine Liste aller Einträge, die den genauen Text „Müller, Paul“ am Anfang einer Spalte enthalten. Diese Schreibweise eignet sich am besten zur Suche nach Namen von Spendern

10.2016 ergibt alle Spenden im Oktober 2016.

.10. ergibt alle Spenden die jemals in einem Oktober eingegangen sind.

100.00 ergibt alle Spenden in Höhe von 100,00 Euro. Bitte beachten sie, das der Betrag mit Punkt und nicht mit Komma eingegeben werden muss.

Joker

 %Projekt XY ergibt jene Einträge, die z.B. den Zwecke „Projekt XY“ beinhalten

Erfassen einer Zuwendung

Möchten sie einen neuen Eintrag anlegen, so können sie das auf eine der folgenden Arten tun:

Kontakte symbol.png

• einen Klick auf das Symbol oben

• den Menüeintrag „Datensatz -> Neu“

• den Eintrag „Neu“ im Kontextmenü (erreichbar durch einen Klick mit der rechten Maustaste im Bereich der Tabelle)

• die Taste F3 In dem nun folgenden Dialog können sie den neuen Eintrag bearbeiten.

Hinweis
Zuwendung anlegen
Möchten sie mehrere Spenden anlegen, können sie nach dem Eintragen der Daten mit F3 die Daten speichern und sofort eine neue Spende bearbeiten ohne den Dialog schließen zu müssen.

Name

Müller, Max Falls die Person oder Institution eine Quittung benötigt oder sie diesem Spender z.B. ein Dankesschreiben zukommen lassen wollen, müssen sie die Adresse über die Kontakte zuordnen. Kontakt zuordnen Ist der Kontakt noch nicht vorhanden, so müssen sie ihn zunächst in den Kontakten erfassen. Anonyme Spenden können auch einfach nur mit einer Eingabge "Anonym" erfaßt werden. Besser ist aber einen Kontakt mit dem Namen "Anomye Spende" anzulegen und die Zuwendung mit diesem Kontakt zu verknüpfen.

Art

Das kann Geld, aber auch eine Dienstleistung oder Materialien sein. Das Feld lernt die eingegeben Werte mit.

Zweck

Die Zuwendung kann zweckgebunden erfaßt werden. Damit kann auch ermittelt werden, in welcher Höhe Spenden für einen bestimmten Zweck in einem definierten zeitraum eingegenen sind. Das Feld lernt die eingegeben Werte mit.

Bemerkung

Bemerkung zur Zuwendung

Datum

Eingangsdatum der Spende

Betrag

Höhe der Zuwendung. Muss größer 0 sein, sonst kann nicht gespeichert werden.

Zahlungsweise

Art der Zahlung

Keine Quittung

Einstellmöglichkeit, das für diese Spende keine Quittung erforderlich ist.

Löschen einer Zuwendung

Positionieren sie sich auf der Zuwendung. Drücken sie die ENTF-Taste. Bestätigen sie die Frage „Wirklich löschen“ mit JA. Zuwendungen, für die bereits eine Quittung gedruckt wurde, können nicht mehr gelöscht werden.

Erstellen von Spendenquittung über Direktdruck

In der Regel wird die Spendenquittung direkt ausgedruckt.

Drucken

Klicken sie in der Symbolleiste unten auf das Drucksymbol klicken. Im Standard erhalten Sie 2 Vorlagen zur Auswahl.

  • Einzelquittung und
  • Sammelquittung der Zuwendungen im Zeitraum.

Der Ausdruck bezieht sich auf die aktuelle Spende.

Zuwendungen drucken formulare.png

ACHTUNG

Die Quittungen können Sie direkt zum Drucker schicken oder auch in der Seitenansicht vorher prüfen. Sobald Sie die Datei gedruckt haben, wird eine Quittungsnummer vergeben, die nicht mehr verändert werden kann. Drucken sie aus der Seitansicht wird nur ein Entwurf gedruckt und keine Quittungsnummern vergeben. Einzelquittungen, die bereits gedruckt und mit Quittungsnummer versehen sind, können nicht mehr auf Sammelguittungen ausgegeben werden.

Der Ausdruck einer Quittung kann wiederholt werden. Die einmal vergebene Nummer bleibt allerdings bestehen.

Erstellen von Listen über Direktdruck

Drucken

Klicken sie in der Symbolleiste unten auf das Drucksymbol klicken. Im Standard erhalten Sie 2 Vorlagen zur Auswahl.

  • Zuwendungen im Zeitraum
  • Zuwendungen im Zeitraum und Zweck enthält

Erstere listet und summiert die Spenden im Zeitraum. Die Zweite ermöglich die Auswahl des Spendzwecks.

Erstellen von Spendenquittung über Microsoft Winword

In Ausnahmefällen wird die Spendenquittung nach Microsoft Winword ausgegeben. Klicken sie in der Symbolleiste oben auf das Wordsymbol klicken.

Wordsymbol.png

Sie erhalten einen Dialog zur Auswahl der Vorlage.

Zuwendung quittung winword.png
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