001000000-100416-000 Rechnungsstellung

Info

Diese Logik gilt nicht für Praedica Verbum und Ordentlicher Haushalt

Login

User aus der Gruppe Administrator haben immer Zugriff auf alle Mandanten.

Mandantenberechtigungen

Datenbank->Benutzer

Andere User nur auf die im User-Profil hinterlegten Mandanten zugriff.

Bankdaten

Einstellungen->Bankkonten

Die Bankdaten sind mandantisiert. Jeder Mandant benötigt somit eine eigene Bankverbindung.

EPC-QR-Code

Ein EPC-QR-Code, auch „GiroCode“ genannt, wir beim Rechnungdruck generiert, sofern die Option aktiv ist.

Mandanten

Liste der Mandanten mit Kostenstellen und idealerweise mit Nummer DATEV Mandant. OFFEN.

Reports für Rechnungen/Gutschriften werden mandantisiert mit Logo und Kostenstelle

Kostenstelle, Logo, DATEV Mandant

• Nummer des DATEV Mandanten hier erfassen. Nicht mehr in der DATEV Schnittstellendefinition
• Zudem Kostenstelle, die Teil der Rechnungsnummer wird.
• Logo, sofern ein individuelles Logo auf Rechnungen etc. gewünscht ist.

Kontakte

• Neues Feld 'Kontakt' mit Einstellung für intern, extern, andere kirchliche Einrichtung, Kirchenstiftung
• Vorhanden Kontakte haben keine Zuordnung des Kontakttyps. Allerdings werden Kontakte automatisch auf "Kirchenstiftung" gesetzt, sofern DV=1 und Gruppe='001' oder '002'.
• Kontakttyp bereits in der Zugriffsliste sichtbar.
• Der Kontakttyp ist nicht mehr änderbar, sobald eine erste Rechnung erstellt wurde.

• Klärungsbedarf. Kontakttyp intern, extern, andere kirchliche Einrichtung, Kirchenstiftung bei abweichender Rechnungsanschrift

Warengruppen

• Warengruppen sind nicht mandantisiert. Gelten somit für alle Mandanten innerhalb einer Datenbank.
• Kontoerfassung pro Kontakttyp. Jeweils unterschiedliches Konten und Mehrwertsteuersätze möglich.
• Import- und Exportmöglichkeit der Warengruppen.

Gebührenfestsetzung

Nur ein Warengruppe kann das Häckchen bei 'Warengruppe für Gebührenfestsetzung' haben. Nur diese Warengruppe wird bei Rechnungsstellung Auswahl 'Gebührenfestsetzung' angezeigt.

Artikel

• Artikel sind mandantisiert
• Artikelnummern mandantenübergreifend NICHT MEHR eindeutig. Eindeutiger Schlüssel nun Mandant+Artikelnummer
• Export/Import Mandant/Datenbank
• Einteilung nach Warengruppen
• Der Mehrwertsteuersatz im Artikel hat hier keine Bedeutung, da die Steuer über die Warengruppe und hier wieder über den Kontaktyp (intern, extern, andere kirchliche Einrichtung, Kirchenstiftungen) des Rechnungsempfängers gesteuert wird.

Artikel Detail

Die wichtigsten Felder sind:

• Nummer=Wird automatisch generiert. Ermöglicht schnellen Zugriff auf den Artikel. Nummer ist innerhalb einer Datenbank eindeutig.
• Kurztext1=Wird zum Positionstext in Rechnungen, Gutschriften, Kasse
• Kurztext2=Optionaler weitere Positionstext
• Langtext=Optionaler weitere Positionstext
• Warengruppe 1=Pflichtfeld. Nur so ist der richtige Mehrwertsteuersatz und das richtige DATEV Konto sichergestellt.

Artikel Preise

• Jeder Artikel kann bis zu 3 Verkaufspreise haben (über Preisgruppen sogar beliebig viele)
• Der Verkaufspreis wird in die Rechnungsposition übernommen und kann dort auch überschrieben werden.

DATEV Schnittstelle

Einstellungen->Systemdaten->Rechnungswesen

Einstellungen

• Beraternummer OFFEN
• Mandantennummer wird nicht mehr hier erfasst, sondern in den Systemdaten pro Mandant. Siehe oben.
• Der Rest der Einstellungen wird für ALLE Mandanten verwendet, muss somit nicht für jeden Mandant separat erstellt werden.
• Exportpfad eingestellt.
• 'Adressen der Debitoren mit ausgeben' bitte nicht aktiveren.

Debitoren Sammelkonten

• Erfassung der Sammeldebitorennummer jeweils für intern, extern, andere kirchliche Einrichtung und Kirchenstiftung
• Ausnahme: Wenn ein Kontakt als Kirchenstiftung definiert ist, DV auf 1 (adr_index10=1) und DV ID >0 (adr_oldrecord)=> Debitornummer=adr_oldrecord+100000

Erlöskonten Anmeldungen

• Erfassung der Konten für Erlöse aus Veranstaltungsrechnungen jeweils für intern, extern, andere kirchliche Einrichtung und Kirchenstiftung

Mehrwertsteuersätze für Ressourcen

• Für Anmeldungen zu Veranstaltungen gibt es in Kiribati sogenannten Ressourcen. Diese sind:
  • Veranstaltungsgebühren
  • Unterkunft
  • Verpflegung
  • Stornogebühren
  • Material und Sonstiges jeweils für die drei Standardmehrwertsteuersätze.
  • Ortstaxe auch als Kurtaxe oder Tourismusabgabe bezeichnet.
• Die Zuordnung der Mehrwertsteuersätze jeweils für intern, extern, andere kirchliche Einrichtung und Kirchenstiftung erfolgt in der INI Datei von Kiribati unter [Mehrwertsteuer]
  • Verpflegung_MwSt_Satz=3
  • Unterkunft_MwSt_Satz=3
  • Veranstaltungsgebuehr_MwSt_Satz=3
  • Stornogebuehr_MwSt_Satz=3
  • Ortstaxe_MwSt_Satz=2
  • Verpflegung_MwSt_Satz_intern=2
  • Unterkunft_MwSt_Satz_intern=2
  • Veranstaltungsgebuehr_MwSt_Satz_intern=3
  • Stornogebuehr_MwSt_Satz_intern=3
  • Ortstaxe_MwSt_Satz_intern=2
  • Verpflegung_MwSt_Satz_extern=2
  • Unterkunft_MwSt_Satz_extern=2
  • Veranstaltungsgebuehr_MwSt_Satz_extern=3
  • Ortstaxe_MwSt_Satz_extern=2
  • Stornogebuehr_MwSt_Satz_extern=3
  • Verpflegung_MwSt_Satz_stiftung=2
  • Unterkunft_MwSt_Satz_stiftung=2
  • Veranstaltungsgebuehr_MwSt_Satz_stiftung=3
  • Stornogebuehr_MwSt_Satz_stiftung=3
  • Ortstaxe_MwSt_Satz_stiftung=2
• Für die Erfassung der Mehrwertsteuersätze und des Standardmehrwertsteuersatzes siehe weiter unten Rechnungen->Einstellungen->Mehrwertsteuersätze

Export

• Der Export erfolgt über das Modul OP-Verwaltung. Aufrufbar rechts in der Baumansicht:
• Zeitraum für den Export kann beliebig eingestellt werden.

Export starten

• Export starten über 'Export' in der Toolbar oben.
• Exportierte Vorgänge werden gekennzeichnet und werden nicht nochmals Exportiert.
• ADMIN kann den Export wiederholen.

• Gegenkonto=Erlöskonto
• Belegfeld1=Nummer der Rechnung/Gutschrift
• Belegfeld2=Nummer Kiribati OP
• Konto=Sammeldebitornummer
• Kostenträger=Veranstaltungsnummer sofern Vorgang aus Anmeldung
• Text=Buchungstext max. 60 Zeichen
• Zugeordnete Fälligkeit (Spalte 93)=Ausgabedatum+30
• Belegfeld2 wird nicht mehr gefüllt (17.04.2024)

Export durchführen

• Mit 'Fertigstellen' werden die Vorgänge in den unter Einstellungen->Systemdaten->Rechnungswesen hinterlegten Pfad als CSV Datei exportiert.
• Exportierte Vorgänge werden gekennzeichnet und werden nicht nochmals exportiert.
• ADMIN kann den Export wiederholen.
• Der Dateiname besteht aus Kostenstelle+DATEV Mandant+Laufende Nummer+Datum+Uhrzeit+Username
• Exportierte Vorgänge erhalten das Datum des Exports
• Bezahlt bei Export ist noch nicht aktiv. Klärung: Eventuell exportierte Vorgänge wegfiltern, da jemand mit eigenem Bankkonto vielleicht einen Zahlungseingang zur Kontrolle machen möchte.

Logiken

• Gutschriften werden in den Konten gedreht. Minusbetrag wäre auch möglich.
• Rechnungen werden bei Export automatisch auf 'Bezahlt' gestellt.
• Vorgänge (Rechnungen und Gutschriften) werden bei Export für die Bearbeitung gesperrt, können aber jederzeit noch gedruckt werden.

Rechnungen

Eindeutiger Schlüssel auf Auftragsart+Mandant+Auftragsnummer.

Einstellungen

Mehrwertsteuersätze

Nummernkreise

• Keine weitere Einstellungen notwendig.
  • Rechnungen und Gutschriften teilen sich einen Nummernkreis
  • Rechnungsnummer=Kostenstelle aus Mandantensatz + aktuelles Jahr (zweistellig) + 4 stellige Nummer mit führenden Nullen.
  • Automatische Logik der Umstellung der Rechnungsnummer zum Jahreswechsel.
  • System prüft, ob Jahr Rechnungsdatum größer als Jahr in der letzten Rechnungsnummer. Wenn ja, dann Zurückstellung der Nummer auf 1.
  • System prüft, ob Rechnungsdatum=31.12 des Vorjahres. Wenn ja, dann Rechnungsnummer=Letzte Rechnungsnummer aus Vorjahr+1

Logiken

• Prüfung ob Kostenstelle bei Mandant eingetragen
• Prüfung ob Kontakt intern, extern, andere kirchliche Einrichtung oder Kirchenstiftung
• Rückdatierte Rechnung nur bis zum 15. des vorletzten Monat möglich.
• Rechnungen können nicht gelöscht, nur storniert werden.
• Bei Storno eine Rechnung wird automatisch eine Gutschrift/Rechnungskorrektur erstellt.
• Rechnungskorrektur zum Beispiel auf über Duplizieren möglich.
• Wird eine bereits nach DATEV exportierte Rechnung gedruckt, so wird der Begriff Rechnung ergänzt mit " - Duplikat ".

Gebührenfestsetzung

Existiert eine Warengruppen mit dem Wert 'Warengruppe für Gebührenfestsetzung' so wird bei Neuerstellung vorher abgefragt, ob eine Rechnung oder Gebührenfestsetzung erstellt werden soll. Bei 'Gebührenfestsetzung' werden in den Positionen nur Artikel aus der Warengruppe 'Gebührenfestsetzung' angezeigt und es kann auch nur das Formular 'Gebührenfestsetzung' (Einstellbar über Quickprint) gedruckt werden.